سال‌هاست هر کسب‌وکاری که فروش قسطی دارد را از نزدیک دیده‌ام و داستان همیشه یکی است: صاحب کار می‌گوید «با همه صادقانه حساب می‌کنیم» و بعد ته ماه می‌فهمد چند قسط اصلاً پیگیری نشده.
سناریو آشناست: مشتری فاکتور را چندقسط می‌کند، قسط اول را مرتب می‌دهد و بعد غایب می‌شود. کارشناس هر روز درگیر کارهای جدید است و قسطِ فلان‌مشتری در ته‌ذهنش می‌ماند. وقتی هم یادش بیاید و تماس بگیرد، مشتری با راحت‌ترین جواب دنیا پاسخ می‌دهد: «ان‌شاءالله ماه دیگه.»
نکته تلخ قضیه این است که اون مشتری الزاماً بدحساب نیست. وقتی شما سررسید را خودتان هم نمی‌دانید، طبیعی است که مشتری فکر کند فوری نیست. نظم پیگیری، احترام به خودتان است؛ نه بی‌اعتمادی به مشتری.
چرا دفترچه و آلارم گوشی جواب نمی‌دهد؟
چون این کار برایشان ساخته نشده. آلارم می‌گوید «قسط محمدی» ولی نمی‌داند مبلغش چقدر بود، برای کدام فاکتور بود، و هفته پیش چه قولی داده بود. دفترچه هم اگر کارشناس برود مرخصی، با خودش می‌رود. پرونده‌ای که فقط در ذهن یک نفر باشد، پرونده نیست.
روالی که واقعاً جواب می‌دهد
تجربه نشان داده چهار قدم ساده کافی است؛ مشروط بر این‌که هر بار اجرا شود، نه بعضی وقت‌ها:
دو سه روز قبل سررسید، یک پیام کوتاه. «قسط دومتون سه‌شنبه سررسیده.» بیشتر مشتری‌ها فقط فراموش کرده‌اند و همین یک پیام، بدون هیچ فشاری، کار را راه می‌اندازد.
روز سررسید تماس. اگر پول نیامد همان روز زنگ بزنید. هر روز دیرکرد شما به مشتری می‌فهماند عجله‌ای نیست.
قول را بنویسید. «پنج‌شنبه واریز می‌کند» اگر با تاریخ ثبت نشود، یک حرف است نه یک تعهد.
بعد از دو هفته جدی بگیرید. پرونده را از صف عادی بیرون بیاورید و تا تسویه، فروش جدید به همان مشتری را متوقف کنید.
یک اعتراف صادقانه
این روال را می‌توانید با دفترچه و انضباط هم اجرا کنید؛ اما تجربه می‌گوید با جمع انسانی کار نمی‌کند چون دفترچه هشدار نمی‌دهد. ما همین مشکل را با کارت‌هایی حل کرده‌ایم که هر کدام سررسید و تاریخچه قول‌های مشتری را نگه می‌دارند و قبل از موعد جلوی چشم می‌آیند — در سی ار ام ابری مشتریات. جزئیات کامل‌تر را در راهنمای «مدیریت اقساط مشتریان» همان‌جا نوشته‌ام.
نکته آخر هم این: اگر دنبال حسابداری یا استعلام چک صیادی هستید، این ابزار شما نیست. اما اگر از این‌که قسط‌ها «یادتان برود» خسته شده‌اید، همین چهار قدم نقطه شروع خوبی است. می‌توانید با پلن رایگان هم امتحانش کنید.
