وقتی تیم شما به صورت دورکاری مشغول به انجام فعالیت های روزمره خود شده است احتمالاً شما از طریق ابزارها و روش های مختلفی با تیم خود ارتباط برقرار کرده اید.
احتمالاً جلساتی که به صورت ویدئو کنفرانس باید برگزار شود ، از طریق اسکایپ برگزار می شوند. ارسال اطلاعات و پیام ها در گروه های واتساپی ، تلگرامی و یا اسلک انجام می شود. و صد البته که برای انتقال فایل ها و اطلاعات حجیم تر هم ممکن است از پست الکترونیکی یا منابع ذخیره اطلاعات ابری هم استفاده کنید . سیستم های اتوماسیون اداری و یا اتوماسیون ثبت تردد و تایم شیت هم که برای برنامه ریزی زمانبندی حضور و فعالیت افراد ممکن است مورد استفاده قرار گیرد. نهایتاً پیامک و تلفن هم جزو رویه های تماسی صد درصدی شما قرار گرفته است.
همه این اتفاقات و کانال های ارتباطی باعث خواهند شد که شما خواسته یا ناخواسته از اعضای تیم خود انتظار داشته باشید که به صورت تمام وقت ، آنلاین باشند.
اما این انتظار بدون شک منجر به بهم ریختگی در زندگی شخصی اعضای تیم شما و در نتیجه بهم خوردن تعادل بین کار و زندگی آنها خواهد شد.
به همین منظور بهتر است که "ساعت های ارتباطی" تیم را به صورت واضح تعریف کنید. به عنوان مثال ، از ساعت 8 صبح تا 6 بعد از ظهر ، زمان هایی است که انتظار می رود اعضای تیم همه پیام ها را بررسی و به آنها پاسخ دهند.
در خارج از ساعتهای کاری بهتر است که اعضای تیم را راهنمایی کنید تا تنظیمات کانال های ارتباطی شرکتی خود را به "لطفاً مزاحم نشوید" تغییر دهند و یا از پاسخ اتوماتیک روی سیستم پست الکترونیکی خود استفاده کنند. ولی برای شرایط فوری و ضروری نیز رویه های مشخصی برای تماس گرفتن با اعضای تیم تعریف کنید تا افراد بدانند طبق یک رویه و پروتکل مشخص اگر تماسی از این کانال خارج از ساعت کاری با آنها گرفته شده به معنی ضروری بودن تماس است و لازم است که تماس پاسخ دهند.
به این ترتیب افراد می توانند کانال های ارتباطی شرکتی خود مثل پست الکترونیک یا اتوماسیون اداری یا گروه های واتساپی یا اسلک یا تلگرام شرکت را چک نکنند. به علاوه اینکه اگر شما یک پروتکل مشخص و شفاف برای تماس بین اعضای تیم تعریف کنید ، به احتمال زیاد افراد قبل از تماس با هم تیمی های خود از خودشان خواهند پرسید که آیا واقعاً موضوع ضروی است و من لازم است مزاحم استراحت همکارم بشوم یا نه ؟
فرهنگ ضرورت همیشه پاسخگو بودن یا همیشه آنلاین بودن در زمان دورکاری ، یک فرهنگ همیشگی برای تیم های کاری نمی تواند باشد. این رفتار می تواند باعث استهلاک روحی افراد تیم شود و وقتی شما در تیم هایی که به صورت دورکار و در ساعاتی خارج از ساعات کاری متداول و روزانه تیم (برای مثال کار کردن دورکار با کشورهایی مثل استرالیا یا کانادا و امریکا برای حوزه جغرافیایی ایران) مشغول به فعالیت هستید ، باید به عنوان یک مدیر ، رویه ای مشخص و شفاف برای این زمان بندی های کاری و کانال های ارتباطی در نظر بگیرید.
برای نمونه ، یک فرم مشخص برای تعیین رویه ها و ساعات پاسخگویی و کانال های ارتباطی در زیر ارائه می شود.
اگر از این مطلب خوشتان آمده است ، به شما پیشنهاد می کنم مطلب "چگونه در زمان دور کاری خودمان را در یک موقعیت کاری جدید تثبیت کنیم؟" را هم ، مطالعه کنید.
