صلاحیت های اصلی: انعطاف پذیری و شناخت ابهام ها در کار

در مطلب قبلی ، ما چهار شایستگی اصلی یک مدیر پروژه را مورد بحث قرار دادیم: امکان تصمیم گیری ، برقراری ارتباط و افزایش ، مهارت های سازمانی قوی و انعطاف پذیری. با گذر زمان و تمرین ، بر این مهارت ها مسلط خواهید شد تا در موفقیت در نقش مدیریت پروژه موفق شوید. در این مطالعه ، ما عمیقاً بررسی خواهیم کرد که چرا انعطاف پذیری برای مدیریت موثر پروژه ضروری است و چگونه می توانید به تیم خود کمک کنید تا با ابهام برخورد کند.

ابتدا اجازه دهید سایر صلاحیت های مدیریت پروژه را که تاکنون در مورد آنها یاد گرفته اید ، مرور کنیم.

امکان تصمیم گیری - Enabling decision-making

با مشارکت دادن فرایند تصمیم گیری ، می توانید از ابتدای پروژه خود به اعضای تیم احساس قدرت کنید. به عنوان مثال ، اهداف قابل تحویل خاص را بیان کنید و از تیم خود در مورد چگونگی دستیابی به این اهداف استفاده کنید. ممکن است شما در مورد چگونگی انجام برخی وظایف تصوری داشته باشید ، اما اعضای تیم شما ممکن است رویکردهای خلاقانه یا کارآمدتری داشته باشند. توانمند سازی تیم خود برای بیان نظرات و تصمیم گیری خود به شما این امکان را می دهد که بر وظایف کلان مدیریت تمرکز کرده و آنها را به ترتیب اهمیت اولویت بندی کنید. بعلاوه ، هنگامی که به اعضای تیم اجازه می دهید در تصمیم گیری نقش داشته باشند ، به پرورش محیطی از مسئولیت ، پاسخگویی و نزدیکی تیم کمک می کنید.

برقراری ارتباط و افزایش - Communicating and escalating

مدیریت پروژه نیازمند برقراری روشن اهداف و انتظارات پروژه ، نقش ها و مسئولیت های اعضای تیم و بازخورد سازنده است. دانستن اینکه چگونه می توانید به طور موثر ارتباط برقرار کنید و چه موقع باید مسائل را به سمت مدیریت
سطح بالا ببرید ، کلیدی در نگه داشتن شما ، تیم و سازمان در مسیر موفقیت است. در صورت نیاز به تشدید (escalation)، سعی کنید مشکل و راه حل یا پیشنهادات بالقوه را به مدیریت نزدیک کنید. این ابتکار عمل شما را به عنوان مدیرپروژه نشان میدهد.

مهارت های سازمانی قوی - Strong organizational skills

اگر نشان دهید که برای شما به عنوان یک رهبر ، مهم است که از طریق ردیابی و ارتباطات کارآمد ، سازمان یافته باقی بمانید ، تیم شما این الگو را دنبال می کند. یکی از راه های این کار استفاده از ابزارهای فراوان موجود سازمانی است ، مانند:

• نرم افزار برنامه ریزی و زمان بندی (الگوها(templates) ، گردش کار(workflows) ، تقویم ها)
• ابزارهای همکاری (ایمیل ، نرم افزار collaboration ، داشبورد)
• مستندات (پرونده ها(files) ، برنامه ها(plans) ، spreadsheets)
• ابزارهای تضمین کیفیت (ارزیابی ها (evaluations) ، ردیاب های بهره وری(productivity trackers) ، گزارش ها)

شاید لازم باشد رویکردهای مختلف سازمانی را آزمایش کنید تا مشخص شود چه چیزی برای شما و تیم شما بهتر است.

انعطاف پذیری - Flexibility

همه مدیران پروژه به توانایی سازگاری و غلبه بر تغییرات و چالش ها نیاز دارند. بیایید بیشتر بررسی کنیم که چرا انعطاف پذیری چنین مهارت مهمی در مدیریت پروژه است و در مورد چگونگی کمک به آماده سازی تیم شما برای تغییر ، کاهش خطرات و کنترل ابهام بحث کنیم.

برنامه ریزی انعطاف پذیر - Flexible planning

تغییر اجتناب ناپذیر است و هرچه به عنوان مدیر پروژه انعطاف پذیرتر باشید ، در طول زندگی حرفه ای خود موفق تر خواهید بود. این استراتژی های برنامه ریزی انعطاف پذیر می تواند به شما کمک کند پروژه خود را در زمان های غیرقابل پیش بینی مدیریت کنید:

• محدودیت های خارجی را ارزیابی کنید(Assess external constraints). هنگام برنامه ریزی پروژه خود ، رویدادهای خارجی مانند تعطیلات ملی و تعطیلات اعضای تیم و مرخصی استعلاجی را در نظر بگیرید. گذاشتن وقت اضافی در برنامه برای این اتفاقات اجتناب ناپذیر می تواند به حداقل رساندن تأثیر بر پروژه شما کمک کند.
• برای خطرات و چالش ها برنامه ریزی کنید(Plan for risks and challenges). اگر خطرات احتمالی را در نظر بگیرید ، می توانید از قبل راه حل هایی برای آنها پیدا کنید. به عنوان مثال ، اگر شخصی در تیم شما بیمار شود یا تصمیم به ترک آن بگیرد ، چه می کنید؟ آیا می توانید آنها را در داخل شرکت جایگزین کنید؟ در غیر این صورت ، آیا می توانید یک پیمانکار مستقل استخدام کنید؟ لیستی از افرادی تهیه کنید که در صورت عدم دسترسی یکی از اعضای تیم شما ممکن است بتوانند به تیم شما بپیوندند. همچنین می توانید با مشاهده داده های تاریخی خطرات را ارزیابی کنید. پروژه های گذشته خود را مرور کرده و چالش هایی که با آن روبرو شده اید را بررسی کنید. سپس ارزیابی کنید که آیا چالش های مشابهی در این پروژه وجود دارد یا خیر و بر این اساس آماده شوید. بعداً در این برنامه به طور کامل در مورد مدیریت ریسک بحث خواهیم کرد.
• "شناوری" را در برنامه خود محاسبه کنید(Calculate “float” in your schedule). شناور به میزان زمانی که یک کار می تواند به تأخیر بیفتد ، بدون تأثیر بر کارهای بعدی یا تأثیر بر جدول زمانی پروژه ، اشاره دارد. به عنوان مثال ، تصور کنید شما در حال مدیریت یک پروژه ساخت و ساز برای بازسازی یک فضای اداری هستید. برای تکمیل بازسازی ، کارهای زیر باید به ترتیب انجام شود: نصب دیوار خشک ، نصب کابینت ، لوله کشی و نصب برقی ، و نصب کف. با این حال ، از آنجا که کارهایی مانند رنگ آمیزی و تزئینات می توانند در هر زمان پس از نصب دیوار خشک تکمیل شوند و کارهای بعدی به اتمام آنها متکی نیستند ، ممکن است این کارها به تأخیر بیفتد. شناسایی وظایفی از این قبیل و محاسبه شناور ارائه شده به آنها به شما کمک می کند تا تعیین کنید که در کجا می توانید ترتیب کارها را تغییر دهید یا منابع را بزرگ کنید.

رسیدگی به ابهام - Handling ambiguity

ابهام می تواند یک چالش بزرگ در مدیریت پروژه ها باشد. مدیران پروژه اغلب در اهداف ، الزامات ، برنامه ها ، چشم انداز یا سایر زمینه های مرتبط با پروژه با ابهام روبرو می شوند. تیم شما در مواقع ابهام و تغییر به دنبال شما خواهد بود و انعطاف پذیری به ویژه در این موارد مهم است. در اینجا چند روش مختلف برای کمک به تیم خود برای مقابله با ابهام وجود دارد:

• آروم باش(Keep calm). در زمان های نامشخص ، برخورد با ابهام با کمال لطف و آرامش به شما کمک می کند تا اعضای تیم برای انجام همین کار ترغیب شوند.
• ابراز همدلی(Express empathy). به عنوان یک مدیر پروژه ، مهم است که سعی کنید درک کنید که تیم شما چه فکر می کند و چه احساسی دارد ، به ویژه در مواقع ابهام. به اعضای تیم خود اطلاع دهید که شما به چالش هایی که آنها با آن روبرو هستند اهمیت می دهید و برای حمایت از آنها آماده اید.
• آنچه را که می دانید به وضوح بگویید(Communicate what you know clearly). جنبه هایی از پروژه را که تأیید شده و تغییر نخواهد کرد ، مشخص کنید. این به تیم شما کمک می کند بدون درنظرگرفتن جنبه هایی از پروژه که هنوز ناشناخته یا درحال تغییر هستند ، درک بهتری از انتظارات داشته باشند.
• تصمیم بگیرید و به آنها پایبند باشید(Make decisions and stick to them). سعی کنید تصمیمات ثانویه ی خود را در مقابل تیم حدس بزنید زیرا این امر می تواند منجر به عدم اطمینان شود. اگر نیاز به تغییر مسیر دارید ، به روشنی ارتباط برقرار کرده و توضیح دهید که چرا این کار را برای تیم خود انتخاب کرده اید.
• به تخصص تیم خود اعتماد کنید(Trust the expertise of your team). با توجه به اینکه همه اعضای تیم شما بر اساس زمینه های تخصصی خود درمورد آنچه که قبلاً می دانند یا معتقدند در مورد مولفه های پروژه شما درست است ، بحث کنید ، وضوح را افزایش دهید. سپس ، درباره آنچه هنوز نمی دانید بحث کنید و طوفان فکری برای جمع آوری اطلاعات بیشتر را فراهم کنید.

نتیجه گیری

به عنوان یک مدیر پروژه ، داشتن انعطاف پذیری و توانایی کنترل ابهام در یک محیط کاری که به سرعت در حال تغییر است ، به شما یک مزیت می دهد. تسلط بر این شایستگی ها ، همراه با امکان تصمیم گیری ، مهارت های ارتباطی موثر و مهارت های سازمانی قوی ، به شما امکان می دهد به عنوان مدیر و رهبر پروژه، نوآوری کرده و رشد کنید.

لیست مطالب فصل اول از این لینک در دسترس است.