افسانه های رایج در مورد مدیران پروژه

ما در مورد مهارتهایی صحبت کرده ایم که مدیران پروژه برای موفقیت در نقش خود نیاز دارند. حال ، بیایید برخی از افسانه های رایج راجع به آنچه برای داشتن یک مدیر پروژه موثر لازم است ،تخریب کنیم.

افسانه: شما باید در این زمینه متخصص باشید و دانش فنی زیادی در مورد پروژه داشته باشید.

واقعیت: مدیر پروژه فاقد دانش فنی زیادی در مورد یک پروژه است. مدیر پروژه می تواند به جای اینکه در هنگام برقراری ارتباط با مدیریت و ذینفعان درگیر جزئیات فنی شود ، می تواند به تمام بخشهای مختلفی که تیم چند منظوره روی آنها کار می کند ، نگاه کند و ارزیابی کند که هر یک از آنها در موفقیت پروژه سهیم هستند. شما به عنوان یک مدیر پروژه ، اعضای تیم مناسب را - با زمینه های تخصصی متفاوت - دور هم جمع میکنید و به آنها اعتماد می کنید تا بتوانند روی جنبه های فنی پروژه تمرکز کنند. وظیفه شما مدیریت ارتباطات ، اسناد و سازمان دهی لازم برای رساندن موفقیت آمیز پروژه به خط پایان است.

سناریو: علی اولین کار مدیریت پروژه خود را در یک شرکت ساختمانی انجام داد. او وظیفه مدیریت ساخت یک مدرسه ابتدایی جدید را در شهر خود داشته است. از او انتظار نمی رود که بداند چگونه تمام مهارتهای فنی مانند مهندسی ، ساخت و ساز ، لوله کشی و برق را انجام دهد. او افراد مناسب را برای کار استخدام می کند. وی نیازها ، جدول زمانی و انتظارات پروژه را به اعضای تیم و ذینفعان خود اعلام می کند و به شما کمک می کند تا موانع تکمیل به موقع پروژه را برطرف کنید. علی به مهندسان و کارگران ساختمانی کمک می کند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند تا اطمینان حاصل شود که همه آنها در مورد شرایط در یک دانش هستند. او اطمینان حاصل می کند که مواد در صورت نیاز برای لوله کش ها و برق کار در محل موجود باشد.

نکته اصلی: مدیران پروژه کارشناسان را استخدام می کنند و به در کنار هم قرار دادن کلیه قطعات پروژه کمک می کنند. لازم نیست مدیران پروژه در هر زمینه ای متخصص باشند.

افسانه: فقط افرادی با تجربه زیاد در یک سازمان می توانند پروژه ها را با موفقیت مدیریت کنند.

واقعیت: این یک تصور غلط رایج است که هرکسی که تجربه و موفقیت چشمگیری در یک سازمان داشته باشد می تواند پروژه های آنجا را مدیریت کند. برای مدیریت موفقیت آمیز پروژه ها در هر سازمانی ، باید مهارت ها ، دانش ، ابزارها و فنون لازم را کسب کنید و بتوانید آنها را به کار بگیرید. لزوماً لازم نیست که در آن سازمان در نقش های قبلی کار کرده باشید.

سناریو: علی یک ناظر در یک مرکز تماس بزرگ خدمات مشتری است. وی توسط رهبری به عنوان بهترین مجری شناخته شده است. برای پاداش دادن به او ، مدیریت برای اجرای برنامه جدید نرم افزار مرکز تماس به او پیشنهاد نقش مدیر پروژه را داده است. وظیفه او نظارت بر نصب ، آموزش و اجرای روند جدید خواهد بود. علی سعی می کند پروژه را مدیریت کند ، اما او ایده ای ندارد که چگونه یک طرح پروژه ایجاد کند ، اعضای مختلف تیم خود را مدیریت کند ، خطرات را شناسایی کند یا از عهده انجام سایر کارهای مهم مدیریت پروژه برآید. وی به مدیر خود اجازه می دهد تا بداند كه آموزش مناسبی برای مدیریت پروژه ندارد اما دوست دارد این مهارت ها را ایجاد كند. مدیر علی او را در یک دوره آموزش مدیریت پروژه ثبت نام می کند تا در آینده مهارت های لازم برای مدیریت پروژه ها را داشته باشد.

نکته اصلی: برای داشتن یک مدیر پروژه موفق در هر سازمانی - صرف نظر از اینکه قبلاً در آنجا کار کرده اید - تسلط بر مهارت ها ، ابزارها و فنون مدیریت پروژه ضروری است.

افسانه: شما باید همه جزئیات مربوط به پروژه را در همه زمان ها بدانید.

واقعیت: جزئیات در اجرای پروژه مهم هستند ، اما شما به عنوان مدیر پروژه باید روی تصویر کلان و استراتژی پروژه نیز تمرکز کنید. هدف نهایی چیست؟ آیا شما و تیمتان جهت مشخصی دارید؟ اگر تمام تیم اهداف خود را درک کنند و آنچه را که برای موفقیت در انجام وظایف خود به موفقیت نیاز دارند ، داشته باشند ، می توانند روی جزئیات جداگانه کار کنند و فضا برای نظارت بر اهداف کلی پروژه در اختیار شما قرار دهند. خطوط ارتباطی باز به شما اطمینان می دهند که اعضای تیم شما هرگونه خطرات احتمالی را برای بودجه یا برنامه با شما به اشتراک بگذارند.

سناریو: علی مدیر پروژه ای است که در یک شرکت پوشاک کار می کند. این شرکت در حال تولید خط جدیدی از لباس خواب زمستانی است که قرار است اواخر ماه اکتبر راه اندازی شود. علی برای تعیین اهداف و جدول زمانی پروژه با ذینفعان اصلی دیدار می کند. وی کارمندان بخشهای بازرگانی ، صادرات ، بازاریابی ، مواد ، تولید و کنترل کیفیت را برای عضویت در تیم پروژه استخدام می کند. علی در ابتدای پروژه با تیم خود ملاقات می کند تا اهداف خط تولید را روشن کند و مرتباً با آنها بررسی می کند تا موانع را برطرف کرده و بفهمد که آنها به پشتیبانی بیشتری نیاز دارند. وقتی یکی از اعضای تیم بخش مواد به علی اطلاع می دهد که پارچه ای که قصد استفاده از آن را برای سبک خاصی از لباس خواب دارند ، افزایش یافته است ، علی با عضو تیم برای یافتن تأمین کننده جدید همکاری می کند تا بودجه کل پروژه تحت تأثیر قرار نگیرد.

نکته اصلی: نقش شما به عنوان مدیر پروژه برقراری ارتباط با ذینفعان(communicate with your stakeholders) ، شفاف سازی اهداف(clarify objectives) و تعیین انتظارات(set expectations) است. به تیم خود اعتماد کنید تا جزئیات هر پروژه را مدیریت کند و در صورت بروز مشکل با شما ارتباط برقرار کند. از طریق ارتباط مستقیم و رویکرد استراتژیک خود برای حل مسئله ، می توانید راه حل هایی ارائه دهید و به رفع موانع برای تیم خود کمک کنید. این جایی است که شما ارزش اضافه می کنید!

ما فقط سه افسانه مدیریت پروژه را از بین برده ایم! شناخت این حقایق به شما کمک می کند تا با ادامه کار مدیر پروژه خود ، اعتماد به نفس و موفقیت بیشتری داشته باشید.

لیست مطالب فصل اول از این لینک در دسترس است.