یکی از ویژگی‌های یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، این است که برای تامین امنیت اطلاعات و مدیریت فرایندها، امکان مدیریت سطوح دسترسی افراد را با در نظر گرفتن جایگاه آنها فراهم می‌کند. مراودات ابری آوات این امکان را از طریق اختصاص اعتبار و مجوز و با چهار نقش راهبر سازمان، کاربر مکاتبات، راهبر مکاتبات و راهبر دبیرخانه فراهم کرده است. با مدیریت مجوزهای دسترسی کارمندان، اطمینان پیدا می‌کنید که نامه‌ها و اسناد سازمانی شما توسط همه کارمندان قابل مشاهده نیستند. همچنین برای جلوگیری از پیچیده شدن فرایندها می‌توانید دسترسی کارمندان به امکانات نرم‌افزار را محدود کنید. در این مقاله در مورد دسترسی‌های راهبر دبیرخانه و تفاوت آن با راهبر مکاتبات توضیح می‌دهیم.
در اتوماسیون اداری ابری آوات دسترسی کارمندان سازمان به بخش‌های مختلف، بر اساس دو عامل اعتبار و مجوز کنترل می‌شود. هر کارمند برای این که به راهکار مکاتبات دسترسی داشته باشد، باید به سازمان اضافه شده باشد، دارای سمت باشد و اعتبار راهکار مکاتبات را هم داشته باشد. اعتبار راهکار مکاتبات به واسطه نقش کاربر مکاتبات به کارمندان داده می‌شود. اما برای دسترسی به یک امکان مشخص نرم‌افزار، کارمند علاوه بر اعتبار، باید مجوز دسترسی هم داشته باشد. مجوز دسترسی در قالب سه نقش راهبر سازمان، راهبر مکاتبات و راهبر دبیرخانه، توسط مالک و راهبر ارشد سازمان به سایر کارمندان داده می‌شود. به این ترتیب سطح دسترسی کارمندان به اطلاعات یا امکانات نرم‌افزار، از طریق این مجوزها قابل کنترل است.
یکی از نقش‌هایی که به عنوان مالک یا راهبر ارشد سازمان می‌توانید به کارمندان دیگر اختصاص بدهید، راهبر مکاتبات است. راهبران مکاتبات از بین کارمندانی انتخاب می‌شوند که قبلاً اعتبار راهکار مکاتبات را به آنها داده‌اید و کاربر مکاتبات هستند.
مجوز دسترسی راهبر دبیرخانه، به این منظور طراحی شده که شما به عنوان مالک یا راهبر ارشد سازمان، بتوانید به کارمندان خود سطح دسترسی راهبر مکاتبات را فقط برای یک دبیرخانه بدهید. سطح دسترسی راهبر دبیرخانه، مشابه راهبر مکاتبات است؛ با این تفاوت که فقط در یک دبیرخانه خاص عمل می‌کند. راهبران دبیرخانه هم از بین کارمندانی انتخاب می‌شوند که اعتبار راهکار مکاتبات را دارند و کاربر مکاتبات هستند.
راهبر مکاتبات مجوز عملیات زیر را در تمام دبیرخانه‌های سازمان دارد. راهبر دبیرخانه، همه این مجوزها را فقط در همان دبیرخانه‌ای دارد که راهبر آن است.
