با پیشرفت فناوری، ارتباطات تجاری شکل دیگری به خود گرفت. کلمه وبینار متشکل از دو کلمه وب و سمینار است که به معنای یک کارگاه آموزشی ویدیویی با استفاده از نرم افزار می‌باشد. به طور کلی در وبینارها یک مولفه صوتی بصری ،عناصر تعاملی و پخش زنده وجود دارد. مدیران کسب و کارها برای کسب موفقیت روز افزون به برگزاری سمینار روی آورده‌اند.
در این مقاله سعی داریم تا ده مرحله مهم در برگزاری وبینار را شرح دهیم و همچنین درباره برگزاری چنین جلساتی نیز صحبت نماییم
جهت برگزاری یک وبینار موفق باید تیم مناسب و مسئولیت پذیر را تشکیل دهید و از میان اعضا سه نقش اصلی را برای برگزاری آن در محوریت قرار دهید.
در مرحله دوم باید تصمیم بگیرید که وبینار شما در چه قالبی برگزار شود. فضای وبینار باید به گونه‌ای باشد که مخاطبان را جذب نماید. قالب‌های وبینار در چهار نوع طراحی شده است؛ که با توجه به محوریت موضوع جلسه باید مناسب‌ترین آن انتخاب شود.
توجه به جنبه بصری وبینار و محتواهایی که مخاطب قرار است در طول جلسه مشاهده کند به قدری حائز اهمیت است که می‌تواند نتیجه نهایی جلسه را تحت الشعاع قرار دهد. از این رو سعی کنید در هنگام برگزاری وبینار حتما از یک پاورپوینت مدیریت شده با اسلایدهای جذاب و مفید استفاده نمایید.
یک ابزار و سرویس مناسب را برای ایجاد جلسه انتخاب کنید. یافتن مناسب‌ترین سرویس دهنده وب کنفرانس از ملزومات داشتن یک وبینار موفق است.
تجهیزات و لوازم برگزاری جلسه را قبل از شروع فراهم کنید. قرار گرفتن در یک اتاق عاری از هرگونه سروصدای جانبی و فراهم کردن سیم رابط و هدست و میکروفون و وبکم و لپ‌تاپ با شارژ کامل و … از اساسی‌‌ترین کارهایی است که باید جهت برگزاری یک وبینار انجام دهید.
جهت داشتن بیشترین مشارکت در برگزاری وبینار باید تبلیغات گسترده‌ای صورت بگیرد. برای حضور مردم در وبینار باید تبلیغاتی به شرح زیر تولید و ارائه شود.
برای گرفتن بیشترین بازخورد از یک وبینار باید زمان و مکان مناسبی را انتخاب کنید که امکان شرکت در آن وجود داشته باشد. با شناسایی مخاطبان خود می‌توانید بهترین زمان را متناسب با شرایط آنها تعیین کنید.
در کنار تمامی این مسائل اگر موضوع جلسه به درستی انتخاب نشده باشد امکان نگه داشتن مخاطب در جلسه به سمت صفر میل خواهد کرد. شما می‌توانید موضوع جلسه را بر پایه چند بحث مختلف برنامه ریزی کنید و یا در مورد مبحث مشخصی بحث نمایید. اگر تمایل دارید تنها در مورد یک موضوع ارائه دهید باید در آن تبحر و مهارت داشته باشید که سوال ذهن مخاطبان را پاسخ دهید، اما صحبت کردن در مورد موضوعات مختلف مانعی ندارد که مبهم باشد.
قبل از شروع جلسات تمرین کنید و برگزاری وبینار را با تیم خود تمرین نمایید. مطمئن شوید که تمام اعضای گروه مشکلی با قالب انتخابی و نرم افزار برگزار کننده ندارند و می‌توانند به آسانی از آن استفاده کنند. محتوایی که می‌خواهید در وبینار نمایش دهید را نهایی کنید تا در روز اجرا با مشکل مواجه نشوید. فعالیت‌های تیم خود را بررسی کنید و مطمئن شوید تمام اعضای گروه مسئولیت‌های خود را به درستی انجام داده‌اند.
بعد از پایان وبینار از شرکت کنندگان تشکر نمایید و ایمیل قدردانی خود را برای آنان ارسال کنید. از آنها بخواهید به شما راجع به وبینار و روند جلسه به شما بازخورد دهند و از بازخوردها جهت رفع مشکلات و رسیدن به ایده‌آل‌ها استفاده نمایید. به علاوه با ارسال ایمیل می‌توانید شخص را تشویق به شرکت در وبینارهای آینده کنید.
استفاده از وبینار فواید بسیاری را برای تیم برگزار کننده به دنبال خواهد داشت. از این رو افراد زیادی هستند که مایلند برگزاری وبینار را در ب نامه‌های خود قرار دهند. به عنوان مثال شرکت کردن در وبینار برای مخاطب بسیار آسان‌تر از جلسات حضوری است. همچنین تبلیغات و بازاریابی کمک شایانی می‌کند. به علاوه موجب افزایش اعتبار برگزارکننده و تیمش خواهد شد. در نتیجه برای برگزاری رویدادها و کنفرانس‌ها، وبینار گزینه مناسب و معقولی است.
منبع: رمپ دیجیتال مارکتینگ
