هزینه پیک، خرید ملزومات اداری یا تعمیر فوری یک وسیله معمولاً آن‌قدر کوچک و فوری است که طی کردن همه مراحل خرید برایش صرفه ندارد. شرکت‌ها برای پرداخت این هزینه‌های روزمره، مبلغی را به‌عنوان تنخواه در اختیار یک فرد مسئول می‌گذارند.
تنخواه گردان مبلغ مشخصی از پول شرکت است که تنخواه‌دار با آن هزینه‌های خرد و فوری را طبق قواعد شرکت پرداخت می‌کند. او در پایان دوره، اسناد هزینه را تحویل می‌دهد و حساب را تسویه می‌کند. سپس مبلغ هزینه‌های تأییدشده جبران می‌شود.
روش نگهداری تنخواه، مسئولیت تنخواه‌دار و سقف هزینه باید از ابتدا روشن باشد. در این مقاله روش‌های ثابت و متغیر، مراحل تسویه و شیوه تعیین سقف را بررسی می‌کنیم. برای مقایسه ابزارهای مدیریت نیز می‌توانید راهنمای انتخاب نرم‌افزار تنخواه را بخوانید.
تنخواه برای هزینه‌های خرد و فوری در نظر گرفته می‌شود و باید در چارچوب فرایند خرید شرکت بماند. در روش ثابت، هزینه‌های مستند جبران می‌شوند تا موجودی به مبلغ پایه برگردد؛ در روش متغیر، مبلغ تخصیص‌یافته می‌تواند در هر دوره تغییر کند. در هر دو روش، نگهداری سند هزینه و تعیین سقف بر اساس مخارج واقعی ضروری است.
با کنار گذاشتن مبلغی برای هزینه‌های کوچک، کار روزمره شرکت به انتظار صدور دستور پرداخت نمی‌ماند. مثلا برای خرید کارتریج پرینتر، هزینه و زمان ثبت درخواست و گرفتن تایید ممکن است از خود خرید بیشتر شود. تنخواه پرداخت را سریع‌تر می‌کند، به شرط آنکه همه هزینه‌ها مستند شوند.
هزینه‌هایی که معمولا از محل تنخواه پرداخت می‌شوند:
ملزومات اداری و مصرفی (لوازم‌التحریر، مواد شوینده، اقلام آبدارخانه)
ایاب‌وذهاب، پیک و ارسال مرسوله
تعمیرات جزیی و فوری تجهیزات و ساختمان
پذیرایی جلسات و هزینه‌های مشابه
هزینه‌های جاری شعب، کارگاه‌ها و تیم‌های میدانی که دور از دفتر مرکزی هستند
خرید دارایی ثابت، پرداخت حقوق، پیش‌پرداخت به تامین‌کنندگان و خریدهای مشمول روال رسمی شرکت، نباید از محل تنخواه انجام شوند. پرداخت این موارد با تنخواه، کنترل‌های خرید را تضعیف می‌کند.
در اخبار بودجه، «تنخواه‌گردان خزانه» به منابع کوتاه‌مدت برای تامین نیازهای نقدی دولت اشاره دارد. تنخواه مورد بحث در این مقاله، مبلغی است که شرکت‌ها و سازمان‌ها برای هزینه‌های خرد کنار می‌گذارند.
در روش ثابت، مبلغ پایه تنخواه در دفاتر ثابت می‌ماند. در روش متغیر، مانده این حساب با پرداخت وجه و ثبت هزینه‌ها تغییر می‌کند.
در روش ثابت، شرکت یک مبلغ پایه، مثلا ۵۰ میلیون تومان، تعیین می‌کند. تنخواه‌دار از این مبلغ خرج می‌کند و هنگام تسویه، به اندازه هزینه‌های مستند وجه می‌گیرد تا موجودی دوباره به ۵۰ میلیون تومان برسد. تا زمانی که مبلغ پایه تغییر نکرده، مانده حساب تنخواه در دفاتر ثابت است و هزینه‌ها هنگام جبران ثبت می‌شوند. برای کنترل موجودی، مجموع پول نزد تنخواه‌دار و اسناد هزینه باید با مبلغ پایه برابر باشد.
در روش متغیر، شرکت بر اساس نیاز هر دوره وجه پرداخت می‌کند و هزینه‌ها معمولا هنگام ارائه اسناد ثبت می‌شوند. در نتیجه، مانده حساب تنخواه در دفاتر تغییر می‌کند. این روش انعطاف بیشتری دارد، اما چون مبلغ مرجع ثابتی برای مقایسه وجود ندارد، کنترل آن دشوارتر است.
در عمل، بیشتر شرکت‌ها برای شعب و واحدهای عادی روش ثابت را ترجیح می‌دهند، چون کنترلش ساده‌تر است، و روش متغیر را برای پروژه‌ها و موقعیت‌هایی کنار می‌گذارند که حجم هزینه قابل پیش‌بینی نیست. نحوه ثبت دقیق هر روش را با مثال عددی در مقاله ثبت سند تنخواه گردان توضیح داده‌ایم.
صرف‌نظر از روش، تنخواه یک چرخه پنج‌مرحله‌ای دارد که در هر دوره تکرار می‌شود:
1. تعیین و تخصیص: مدیریت مبلغ تنخواه و تنخواه‌دار را تعیین می‌کند و وجه به او پرداخت می‌شود. بهتر است این تصمیم کتبی و با ذکر سقف و موارد مجاز هزینه باشد.
2. هزینه‌کرد: تنخواه‌دار در چارچوب موارد مجاز خرج می‌کند و برای هر هزینه، فاکتور یا رسید معتبر می‌گیرد.
3. مستندسازی: اسناد هزینه به ترتیب تاریخ جمع‌آوری و در فرم گزارش هزینه فهرست می‌شوند. هر سند باید تاریخ، مبلغ، شرح و امضای لازم را داشته باشد.
4. رسیدگی و تسویه: واحد مالی اسناد را بررسی می‌کند، هزینه‌های قابل قبول را تایید و موارد مشکل‌دار را برمی‌گرداند. کسری یا اضافه احتمالی همین‌جا مشخص می‌شود.
5. جبران (شارژ مجدد): مبلغ هزینه‌های تاییدشده به تنخواه‌دار پرداخت می‌شود و دوره بعد شروع می‌شود.
تاخیر معمولا هنگام جمع‌آوری و رسیدگی به اسناد پیش می‌آید. رسید ناقص، تحویل دیرهنگام مدارک یا اشکال مالیاتی می‌تواند شارژ مجدد را عقب بیندازد، در این فاصله ممکن است کار متوقف شود یا تنخواه‌دار از پول خودش خرج کند. نمونه فرم‌های آماده تنخواه به منظم شدن گزارش هزینه‌ها کمک می‌کند.
تنخواه‌دار مسئول نگهداری پول، پرداخت هزینه‌های مجاز و ارائه گزارش تنخواه است. در یک شرکت کوچک، حسابدار یا مدیر اداری ممکن است این کار را انجام دهد. شرکت‌های چندشعبه معمولا برای هر شعبه، کارگاه یا تیم یک تنخواه‌دار تعیین می‌کنند.
وظایف اصلی تنخواه‌دار:
نگهداری امن وجوه و جدا نگه داشتن آن از پول شخصی
هزینه‌کرد فقط در موارد مجاز و در سقف تعیین‌شده
دریافت فاکتور یا رسید معتبر برای هر هزینه
تهیه گزارش هزینه و ارایه به‌موقع اسناد برای تسویه
پاسخ‌گویی درباره کسری یا اسناد ناقص
بازگرداندن مانده تنخواه هنگام تغییر نقش یا ترک شرکت
از نظر حقوقی، تنخواه‌دار معمولا امین وجوه شرکت شناخته می‌شود. یعنی اگر بدون کوتاهی او وجوه از بین برود، مسوولیتی ندارد، اما اگر کسری یا زیان ناشی از کوتاهی یا تخلف او باشد، پاسخ‌گوست. به همین دلیل، ابلاغ کتبی تنخواه با ذکر مبلغ، سقف و موارد مجاز، هم به نفع شرکت است و هم به نفع خود تنخواه‌دار.
واریز تنخواه به حساب شخصی کارمند باعث می‌شود گردش این وجوه به نام او ثبت شود. شرکت باید اسناد و تاییدیه‌های مربوط را نگه دارد تا منشا و مصرف پول روشن باشد. جزییات این موضوع در مقاله مالیات تنخواه آمده است.
سقف کم باعث می‌شود تنخواه‌دار پیش از موعد تسویه پول کم بیاورد. سقف بیش از نیاز هم پول شرکت را بی‌استفاده نزد او نگه می‌دارد. برای تعیین مبلغ مناسب، از سابقه هزینه‌های همان واحد استفاده کنید:
میانگین هزینه خرد هر واحد را در ۳ تا ۶ ماه گذشته محاسبه کنید.
فاصله زمانی جبران تنخواه را تعیین کنید (مثلا هر دو هفته).
میانگین هزینه یک دوره را حساب کنید و یک حاشیه ایمنی (معمولا ۱۰ تا ۲۵ درصد، بسته به نوسان هزینه‌ها) به آن اضافه کنید.
سقف هر قلم هزینه را هم جداگانه تعیین کنید. برای مثال هیچ خرید تکی بالای یک مبلغ مشخص از محل تنخواه انجام نشود.
سقف را هر فصل با داده جدید بازبینی کنید.
مثال با اعداد فرضی: شعبه‌ای به‌طور میانگین ماهانه ۹۰ میلیون تومان هزینه خرد دارد و تنخواهش هر دو هفته جبران می‌شود. هزینه یک دوره حدود ۴۵ میلیون تومان است. با ۲۰ درصد حاشیه ایمنی، سقف تنخواه این شعبه حدود ۵۴ میلیون تومان می‌شود. سقف هر خرید تکی هم مثلا ۵ میلیون تومان تعیین می‌شود و بالاتر از آن، باید از مسیر رسمی خرید اقدام شود.
فاصله بین تسویه‌ها را هم در نظر بگیرید. هرچه هزینه‌های تاییدشده زودتر جبران شوند، شرکت می‌تواند همان مخارج را با سقف پایین‌تری پوشش دهد و پول کمتری راکد بماند.
نبود دستورالعمل کتبی: اگر هزینه‌های مجاز، سقف‌ها و مهلت تسویه مشخص نباشند، رسیدگی به اختلاف‌ها به برداشت شخصی افراد وابسته می‌شود.
مخلوط شدن پول شخصی و تنخواه: استفاده از یک کارت برای خریدهای خانه و شرکت، محاسبه مانده تنخواه را دشوار می‌کند.
خرد کردن خرید برای عبور از سقف: تقسیم یک خرید بزرگ به چند فاکتور کوچک، کنترل مبلغ خرید را بی‌اثر می‌کند.
تسویه دیرهنگام: هر چه فاصله هزینه تا ارایه سند بیشتر باشد، احتمال گم شدن رسید و فراموش شدن جزییات بیشتر است.
نبود تفکیک وظایف: اگر یک نفر هزینه را پرداخت، تأیید و ثبت کند، امکان بررسی مستقل آن از بین می‌رود.
نبود شمارش سرزده: در تنخواه نقدی، شمارش دوره‌ای و بدون اطلاع قبلی به شناسایی کسری کمک می‌کند.
پذیرش اسناد نامعتبر: رسید فاقد نام فروشنده، تاریخ یا شرح ممکن است در رسیدگی مالیاتی پذیرفته نشود و هزینه آن بر عهده شرکت بماند.
دستورالعمل و فرم استاندارد، ثبت هزینه و رسیدگی به اسناد را منظم‌تر می‌کند. برای جدا نگه داشتن پول شرکت از حساب شخصی و مشاهده مانده پیش از تسویه، ابزار مدیریت نیز باید مناسب باشد. راهکارهای بانکی تنخواه، وجوه را در حساب سازمان نگه می‌دارند و برای هر تنخواه‌دار کارت و سقف جداگانه تعریف می‌کنند.
برای راه‌اندازی تنخواه، روش نگهداری وجوه، سقف هزینه و مسئولیت تنخواه‌دار را مکتوب کنید. سقف را با سابقه مخارج بسنجید و اسناد را در موعد مشخص بررسی کنید. اگر تعداد شعب یا تنخواه‌دارها زیاد است، راهنمای انتخاب نرم‌افزار تنخواه به مقایسه سه روش رایج و محاسبه هزینه پنهان روش سنتی کمک می‌کند.
تنخواه گردان جزو دارایی‌های جاری و در گروه موجودی نقد و بانک طبقه‌بندی می‌شود، چون وجهی است که در مالکیت شرکت باقی می‌ماند و فقط نزد تنخواه‌دار نگهداری می‌شود.
تنخواه مبلغی دوره‌ای و چرخشی برای هزینه‌های خرد و تکرارشونده است. علی‌الحساب معمولا پیش‌پرداختی یک‌باره برای یک ماموریت یا کار مشخص است که پس از انجام آن تسویه می‌شود.
استفاده از حساب شخصی رایج است، اما پول فرد و شرکت را مخلوط می‌کند و گردش وجوه را به نام تنخواه‌دار ثبت می‌کند. اگر ناچار به این روش هستید، ابلاغ کتبی تنخواه و اسناد تسویه را منظم نگه دارید.
قاعده ثابتی ندارد، اما بیشتر شرکت‌ها هفتگی، دوهفتگی یا ماهانه تسویه می‌کنند. فاصله کوتاه‌تر یعنی سقف کمتر، اسناد کامل‌تر و پول راکد کمتر.
