نامه‌نگاری به شیوه‌ی دستی این روزها بیشتر به عنوان یک شیوه‌ی ارتباطی منسوخ‌شده تلقی می‌شود تا یک مجرای ارتباطی متداول. حقیقت این است که بیشتر پیام‌های مکتوب این روزها توسط ایمیل (Email) یا نرم‌افزارهای پیام‌رسان فوری بین افراد جابه‌جا می‌شوند. پس باید از این مسئله چنین استنتاج کرد که مطمئناً همه می‌دانند که چگونه باید ایمیل بنویسند، ولی بر خلاف تصور عمومی شواهد خلاف این مسئله را نشان می‌دهد.
اما یک ایمیل خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟ برای ارزیابی کیفیت و اطمینان از صحّت نگارش و اثرگذار بودن هر نوع ایمیلی یک ملاک ارزیابی ساده وجود دارد؛ این که در وهله‌ی اول ایمیل توسط گیرنده‌ی آن خوانده شود (باید در نظر داشت که به هیچ وجه تمام ایمیل‌هایی که ارسال می‌شوند توسط گیرنده خوانده نمی‌شوند) و متعاقباً اقدامات مطالبه شده در آن انجام شود. به عنوان مثال، گیرنده پیوست ایمیل را باز کرده و می‌خواند، سپس به فرستنده پاسخ می‌دهد.
در ادامه‌ی این مقاله، آداب و اصول حرفه‌ای نگارش ایمیل را با هم بررسی و مرور می‌کنیم. از اصول ابتدایی و مهمی مثل تفاوت بین (To)، (Cc) و (Bcc) و زمان مناسب استفاده از هر کدام از آن‌ها تا اصول پیشرفته‌تری مثل انطباق لحن و سبک نگارش ایمیل با ویژگی‌های متمایز هر مخاطب و شیوه‌ی درست درج امضا در انتهای نامه.
در واقع در این مطلب قرار است به این مسئله بپردازیم که چگونه اعمال برخی تغییرات بسیار کوچک در نحوه نگارش و ارسال ایمیل‌ها می‌توانند تفاوت‌های بزرگی در نتیجه‌ی حاصله ایجاد کنند. با ما همراه باشید.
هنگام ارسال ایمیل، اولین مسئله‌ای که باید به آن رسیدگی کنید درج گیرندگان آن است و اینکه آدرس هر مخاطب در کدام قسمت (Cc ،To یا Bcc) باید درج گردد.
نکته: اگر همه گیرندگان یک ایمیل را در قسمت (Bcc) قرار دادید، باید در قسمت (To) مربوط به آن ایمیل آدرس خودتان را وارد کنید و سپس دکمه‌ی ارسال را بزنید. در این حالت هر گیرنده‌ای می‌تواند جداگانه به خود شما پاسخ دهد و پاسخ او برای سایر گیرندگان ارسال نمی‌شود.
استفاده از گزینه‌ی (Reply to All)
در موقع پاسخ دادن به یک ایمیل، لطفاً مدنظر داشته باشید که آیا باید از گزینه‌ی (Reply) استفاده کنید گزینه‌ی (Reply to All) (حالت دوم یعنی پاسخ شما برای همه کسانی که در لیست (To) یا (Cc) آن ایمیل قرار دارند ارسال می‌شود.
فقط زمانی از گزینه‌ی (Reply to All) استفاده کنید که پاسخ شما علاوه بر فرستنده اصلی ایمیل واقعاً باید توسط همه‌ی گیرندگان دیگر نامه نیز دیده شود.
در موارد زیر نیازی نیست که از گزینه‌ی (Reply to All) استفاده کنید:
همه ما روزانه آن‌قدر ایمیل دریافت می‌کنیم و صندوق ورودی‌مان شلوغ است که معمولاً پیام‌های بدون موضوع را به صورت ناخودآگاه نادیده می‌گیریم. موضوع ایمیل ملاک مهمی است که افراد توسط آن ایمیل‌ها را فیلتر می‌کنند و تصمیم می‌گیرند که کدام موارد را هم اکنون بخوانند، کدام موارد را بعداً بخوانند و چه مواردی را اصلاً نخوانند.
موضوع به گیرنده‌ی شما می‌گوید که ایمیل شما درباره چیست و احتمال باز شدن آن توسط مخاطب را تعیین می‌کند. در واقع شما باید از قسمت موضوع ایمیل برای توضیح (مختصر) محتوای ایمیل خود استفاده کنید. علاوه بر این موضوع، ابزاری است برای مشخص کردن این که آیا گیرنده باید ایمیل شما را همین الآن بخواند یا بعداً.
از موضوعات کلی و عبارات ساختگی مانند «آخرین ایمیل» یا «سلامت» استفاده نکنید. در عوض، موضوع را تا آنجا که ممکن است روشن و واضح بیان کنید و همچنین در آن عنوان کنید که گیرنده باید چه اقدامی بکند، به عنوان مثال:
این کار به گیرنده این امکان را می‌دهد تا در صورت لزوم بلافاصله اقدامی انجام دهد. همچنین اگر شخصی غیر از گیرنده ایمیل، مانند منشی یا مسئول دفتر او، ایمیل را بررسی کرد، می‌تواند در خصوص میزان اهمیت و اضطرار ایمیل به گیرنده هشدار دهد.
هیچ‌وقت بی‌دلیل از این روش برای اولویت بخشیدن به ایمیل‌هایتان سوءاستفاده نکنید. اگر شما همیشه ایمیل‌ها را به عنوان موارد فوری علامت‌گذاری کنید، در صورتی که ایمیلهای شما ضروری نیستند، گیرندگان به سرعت با ترفند شما آشنا می‌شوند و به ایمیلهای بعدی شما توجه لازم را نخواهند کرد.
بدنه‌ی ایمیل فضایی است که متن و محتوای اصلی نامه در آن قرار می‌دهید، یعنی آنچه که می‌خواهید گیرنده از آن مطلع شود و یا اقدامی که انتظار دارید او انجام دهد.
بدنه‌ی ایمیل متشکل از ۳ عنصر اصلی است: ساختار، محتوا و لحن.
ایمیل‌ها تقریباً همیشه روی صفحه نمایش وسایل الکترونیکی خوانده می‌شود. بنابراین باید در نظر داشته باشید که خواندن تکه‌های به هم چسبیده و متراکم متن، به ویژه در تلفن همراه، سخت است. بهتر است کمی وقت بگذارید و اطمینان حاصل کنید که ساختار متن شما برای گیرنده‌ی ایمیل به راحتی قابل تفکیک و خواندن است.
روش‌های انجام این کار عبارت‌اند از:
باز هم، مهم است به خاطر داشته باشید که بسیاری از افرادی که ایمیل شما را می‌خوانند، آن را روی صفحه‌ی تلفن هوشمند یا لپ‌تاپ خود می‌خوانند. بنابراین برای سهولت مطالعه و حداکثر تأثیرگذاری، متن شما باید واضح و مختصر باشد.
در واقع بهتر است کمی زمان صرف ویرایش متن خودتان بکنید تا مطمئن شوید که تا حد ممکن واضح و بدون ابهام است.
به عنوان مثال:
ایمیل‌ها متأسفانه موقع خوانده شدن توسط گیرنده از مزیت زبان بدن، حالت چهره یا لحن صدای گوینده برخوردار نیستند تا به گیرندگان خود در تفسیر دقیق معنی آن‌ها کمک کنند. بنابراین گیرندگان شما صرفاً کلمات نوشته شده توسط شما را در نظر می‌گیرند. بنابراین بهتر است که همیشه از لحن مؤدبانه‌ی نامه‌های خود و عدم امکان سوء تفسیر آن‌ها اطمینان حاصل کنید.
بهتر است هیچ‌وقت در ایمیلهای خود از زبان طنز و شوخی استفاده نکنید و سعی کنید هیچ‌گاه در ایمیلهای تجاری یا رسمی از طعنه و ساختارهای کنایی استفاده نکنید. به طور کلی استفاده از شکلک و ایموجی در ایمیل توصیه نمی‌شود.
ضمناً توصیه می‌شود همیشه ایمیلتان را با لحنی حرفه‌ای آغاز کنید. مثلاً هنگام ارسال یک ایمیل حرفه‌ای، بهتر است از سلام و احوالپرسی‌هایی که در مورد دوستان خود استفاده می‌کنید اجتناب کنید.
شروع یک ایمیل با عباراتی مانند «سلام، خوبید؟»، «سلام، چطورید؟» فوق‌العاده غیررسمی است. استفاده از این عبارات روش مناسبی برای معرفی خود به یک همکار یا شروع یک مکاتبه‌ی حرفه‌ای نیست و این احتمال وجود دارد که گیرنده‌ی ایمیل شما با دیدن چنین لحنی از خواندن بقیه نامه منصرف شود.
عبارات استاندارد و رسمی زیادی برای آغاز نامه‌های رسمی وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. مثلاً:
نکته‌ی مهم دیگر این است که شما نباید به هیچ وجه از علامت تعجب در جای نامناسب استفاده نکنید. خیلی از افراد تصور می‌کنند استفاده از علامت تعجب در پایان جملات یا برخی از کلمات میزان اشتیاق و تأکید آن‌ها را نشان می‌دهد اما در واقع این علامت نگارشی هیچ چیزی به بافت نگارشی و گفتگوی شما اضافه نمی‌کند. در برخی موارد استفاده از این علامت می‌تواند باعث شود که شما به عنوان فردی نابالغ یا غیرحرفه‌ای به نظر برسید. در محیط کار به طور کلی بهتر است به هیچ وجه از این علامت استفاده نکنید.
مسئله‌ی بعدی این است که در مکاتبات اداری همیشه باید از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید. به طور کلی اگر در شرکت یا سازمانی مشغول به کار هستید، برای مکاتبات رسمی شما باید از آدرس ایمیل شرکتی که برای شما ساخته شده استفاده کنید. این آدرس عموماً شامل نام شما به علاوه دامنه شرکت است. اما اگر در مشاغل آزاد اشتغال دارید یا از ایمیل شخصی خودتان برای مسائل کاری استفاده می‌کنید، بهتر است آدرس ایمیل شما تنها شامل نام و نام خانوادگی شما باشد و از اضافه کردن عناصر اضافه به آن خودداری کنید.
مهم‌ترین کاربرد پیوست در ایمیل به اشتراک گذاشتن حجم زیادی از متون است که همه گیرندگان نیازی به مطالعه‌ی آن ندارند. در واقع شما باید در متن ایمیل، در مورد محتویات پیوست شده توضیحاتی ارائه دهید تا گیرندگان تصمیم بگیرند که آن‌ها را بررسی بکنند یا نه. ضمناً از قسمت پیوست برای به اشتراک‌گذاری یادداشت‌های کوتاهی که به راحتی می‌توانند در بدنه ایمیل قرار بگیرند، استفاده نکنید.
البته شما می‌توانید غیر از اسناد متنی انواع دیگر فایل‌ها را نیز به ایمیلهای خود پیوست کنید، شامل انواع اسناد تصاویری، صفحات گسترده‌ی اکسل یا فایل‌هایPDF. باید توجه داشته باشید که برخی از انواع فایل‌ها ممکن است توسط سرویس ارسال ایمیل یا نرم‌افزارهای امنیتی مسدود شوند و بسیاری از سازمان‌ها همه انواع فایل‌ها را به جز چند نوع مشخص مسدود می‌کنند.
عموماً مردم نسبت به دانلود فایل‌های پیوست شده خیلی احتیاط می‌کنند، زیرا گاهی اوقات از این فایل‌ها برای انتشار نرم‌افزارهای مخرب و ویروس‌ها استفاده می‌شود.
اگر چندین سند را به ایمیل خود پیوست می‌کنید، باید هر یک را به طور جداگانه توضیح داده و با استفاده از نام سند منظورتان را به طور شفاف برای گیرنده‌ی ایمیل مشخص کنید. مثلاً:
چهار سند مذکور به پیوست همراه این نامه ارسال می‌شود:
به طور کلی باید همیشه اطمینان حاصل کنید که امضای ایمیل شما شامل جزئیاتی می‌باشد که از طریق آن‌ها گیرنده‌ی شما بتواند شما را بشناسد و به شما پاسخ دهد.
بسیاری از وسایل الکترونیک معمولاً یک امضای خودکار به پایین هر ایمیل اضافه می‌کنند. به عنوان مثال (Sent from my iPhone) یا (Sent from Windows Mail). شما می‌توانید این‌گونه موارد را حذف یا شخصی‌سازی بکنید و در صورت تمایل اطلاعات بیشتری به آن‌ها اضافه کنید.
