چیز عجیبی نیست که در مسیر حرفه‌ای خود نیاز به مشاوره داشته باشید. یعنی تصمیم بگیرید برای مشکل یا سؤالی که برایتان پیش آمده، متخصصی را پیدا کنید و از او کمک بگیرید یا به او پیشنهاد همکاری بدهید.
در دنیای امروزی، یکی از راه‌های رایج برای کمک‌گرفتن، ارسال پیام آنلاین (ایمیل، پیام خصوصی در شبکه‌های اجتماعی و...) است. جالب است بدانید برخی از متخصصانی که مشاورۀ کاری ارائه می‌دهند، هر هفته ده‌ها و حتی صدها پیام و ایمیل از کسب‌وکارها، دانشجویان، کارآفرینان و فریلنسرها دریافت می‌کنند. آن‌ها ناگزیرند پاسخگویی به این حجم پیام را با ترفندهای مختلف مدیریت کنند.
با این اوصاف، برقراری ارتباط اثربخش با این اشخاص موضوع بسیار حساسی است و حتی اگر در این همکاری، منفعتی برایشان وجود داشته باشد، نمی‌توانید مطمئن باشید که پیام شما را حتماً می‌خوانند و پاسخ می‌دهند. پس، باید در نوشتن درخواست خود دقت لازم را به خرج دهید تا پیام شما را نادیده نگیرند و برای پاسخگویی ترغیب شوند.
برای رسیدن به این هدف، باید بدانید که موقع نوشتن درخواست مشاورۀ کاری بهتر است چه اصولی را رعایت کنید که پیام‌تان حرص مخاطب را درنیاورد و شانس بیشتری برای خوانده‌شدن و پاسخ‌گرفتن داشته باشد.
ازآنجایی‌که من هم از خیلی وقت پیش یک صفحۀ اختصاصی برای مشاوره راه‌اندازی کرده‌ام و در کنار آن، در شبکه‌های اجتماعی و ایمیل نیز پیام‌های زیادی دریافت می‌کنم که گاه به‌طرزی غیراصولی نوشته شده‌اند، تصمیم گرفتم نکات و تکنیک‌های درخواست مشاورۀ اصولی را با شما به اشتراک بگذارم.
در این مطلب، نحوۀ درخواست مشاورۀ کاری در فضای آنلاین (ایمیل، دایرکت شبکه‌های اجتماعی و...) را بررسی می‌کنم و نکاتی را برای برقراری ارتباط حرفه‌ای با متخصصان برمی‌شمرم. در انتها نیز نمونۀ یک پیام صحیح و قالب پیشنهادی خودم را ارائه می‌دهم تا بتوانید از آن استفاده کنید.
خوشحال می‌شوم که اگر شما هم تجربه یا پیشنهادی دارید، در کامنت‌ها برایم بنویسید. همچنین اگر نیاز به جلسۀ آنلاین داشتید، با مراجعه به صفحۀ زیگ می‌توانید هر زمانی که برایتان مناسب‌تر است را انتخاب کنید تا باهم گفت‌وگو کنیم.
به تصویر زیر نگاه کنید. تابه‌حال برایتان پیش آمده که از متخصصی کمک بخواهید و به‌جای یک پیام ساختارمند واحد، به‌صورت جمله‌های تکی پیام خود را بفرستید؟ اگر این‌طور است، باید بدانید که حسابی حرص طرف را درآورده‌اید و به احتمال خیلی زیاد شانس پاسخگویی به پیام خود را پایین آورده‌اید.
از خودتان بپرسید چرا باید کسی که هزارویک مشغله دارد و احتمالاً شما را هم نمی‌شناسد، برای یک مکالمۀ پینگ‌پونگی مبهم این‌همه وقت و انرژی بگذارد؟ واقعیت این است که این‌گونه پیام‌ها از بیخ و بن غیراصولی، دور از آداب حرفه‌ای و حرص‌درآورند. پس بهتر است تا می‌توانید از آن‌ها دوری کنید.
بله، درخواست کمک یا مشاورۀ کاری به‌صورت آنلاین مزیت‌های زیادی دارد، اما برای اینکه بتوانید از مزایای آن به بهترین نحو استفاده کنید، باید اصولی را رعایت کنید که موضوع این مطلب من است و در ادامه به آن خواهم پرداخت.
درخواست کمک و مشاورۀ کاری از طریق راه‌های ارتباطی آنلاین چندین حسن دارد که من به ۳ مورد از مهم‌ترین‌های آن اشاره می‌کنم:
قبل از اینکه نکات و شیوۀ پیشنهادی خودم برای درخواست مشاورۀ کاری را توضیح بدهم، خوب است که ۵ عنصر کلیدی درخواست مشاورۀ کاری را بشناسیم.
این عناصر که ساختار کلی یک پیام درست را تشکیل می‌دهند، خیلی پیچیده نیستند. در ادامه آن‌ها را دقیق‌تر توضیح می‌دهم.
برای اینکه درخواست مشاورۀ خود را به بهترین نحو انجام دهیم، باید برخی نکات را رعایت کنیم. من سعی می‌کنم این نکات را به ترتیبی بیان کنم که در پایان به یک ساختار درست و منسجم و یک قالب پیشنهادی برای نوشتن پیام برسیم.
این نکته‌ای که می‌خواهم بگویم، بیشتر در مورد ایمیل صادق است هرچند برای گونه‌های دیگر پیام نیز کاربرد دارد.
یک موضوع (عنوان) قانع‌کننده و جذاب می‌تواند احتمال بازشدن پیام شما و خواندن کامل آن توسط گیرنده را افزایش دهد. از یک عنوان موجز، ساده و واضح برای پیام خود استفاده کنید. این عنوان باید اطلاعات کافی را در اختیار گیرنده قرار دهد و به او بفهماند که درخواست شما چیست. برای مثال، به‌جای نوشتن «سلام» در موضوع پیام، یک عنوان گویا مانند «درخواست مشاورۀ کاری از طرف شرکت آ» بنویسید.
اگر با گیرندۀ پیام ارتباط شخصی دارید، در موضوع پیام به آن ارتباط اشاره کنید. این کار شانس شما را برای بازشدن پیام و پاسخ به آن افزایش می‌دهد. ذکر نامتان در موضوع نیز به شخصی‌سازی پیام و احتمال بازشدنش توسط گیرنده کمک می‌کند.
پیام خود را با سلام و احوال‌پرسی شروع کنید. اگر به شخصی ناآشنا پیام می‌دهید، این بخش باید رسمی باشد. اما اگر برای فردی آشنا نامه می‌نویسید، لازم نیست آن‌قدر رسمی باشید. درهرحال، مهم است که مؤدب باشید.
صرف‌نظر از اینکه برای چه کسی می‌نویسید، بهتر است از کلمۀ «عزیز» یا «گرامی» استفاده کنید.
در همان ابتدای پیام، پس از سلام و احوال‌پرسی، به‌طور مختصر خود و جایگاهتان را معرفی کنید. این مقدمه، به گیرندۀ پیام اجازه می‌دهد تا شما را بهتر بشناسد و بفهمد که در کجای حرفۀ خود قرار دارید. به این ترتیب، خواهد توانست پاسخی مرتبط‌تر تهیه کند.
مثال:
پس از معرفی خود، حتماً بگویید که فرد مورد نظر را از کجا می‌شناسید و چرا او را برای مشاورۀ کاری انتخاب کرده‌اید. حتی اگر آن فرد را به‌طور جدی نمی‌شناسید، می‌توانید دربارۀ چگونگی پیداکردن او صحبت کنید؛ آیا یک دوست او را به شما معرفی کرده؟ آیا آوازۀ او را در شبکه‌های اجتماعی شنیده‌اید؟ یا در یک رویداد با او آشنا شده‌اید؟
برای مثال:
به گیرندۀ پیام نشان دهید که چقدر وقت او برایتان ارزشمند است و تا چه اندازه قدر توجه و تخصص او را می‌دانید. اگر مؤدبانه برخورد کنید، گیرندۀ پیام تمایل بیشتری به پاسخ‌دادن خواهد داشت.
همچنین، می‌توانید به او نشان دهید که تحت‌تأثیر کارهایش قرار گرفته‌اید و به‌عنوان یک حرفه‌ای برای او احترام زیادی قائلید. با تعریف و تمجید صادقانه از او، مطمئنش کنید که دربارۀ او تحقیقات کافی انجام داده‌اید و چیزهایی دربارۀ دستاوردهای حرفه‌ای او می‌دانید.
اگر گیرندۀ پیام شما به‌تازگی دستاوردی داشته است، در ابتدای پیام خود به او تبریک بگویید. این کار می‌تواند به شخصی‌سازی پیام شما و مرتبط‌ترکردن آن کمک کند.
حالا وقتش است که بروید سر اصل مطلب و هدف پیام خود را توضیح دهید. چه چیزی از مخاطب می‌خواهید؟ راهنمایی؟ همفکری؟ پیشنهاد کاری؟ هرچه هست را با جملاتی شفاف و مؤدبانه بیان کنید.
اگر عجله داشته باشید، ممکن است وسوسه شوید که پیامی با پاراگراف‌های گیج‌کننده و بدون نشانه‌گذاری‌های معنادار بنویسید. به‌محض اینکه متوجه شدید که دارید چنین خطایی می‌کنید، دست نگه دارید. یک نفس عمیق بکشید. به خودتان یادآوری کنید که اگر گیرنده نتواند پیام شما را درک کند، شانس خود را برای دریافت کمکی که نیاز دارید از دست می‌دهید.
حالا جملات خود را کامل و صحیح بنویسید. پاراگراف‌های طولانی را به پاراگراف‌های کوتاه‌تر تقسیم کنید. از علائم نگارشی به‌درستی استفاده کنید. حتی می‌توانید از بولت‌‌‌گذاری یا کلمات با فونت ضخیم استفاده کنید تا مرور متن شما آسان‌تر شود.
بله، در بیشتر موارد شما می‌توانید درخواست خود را به‌جای چند پاراگراف فقط در چند جمله خلاصه کنید. اگر درخواست پیچیده‌تری دارید، اول یک پیش‌نویس بنویسید، سپس تا جایی که می‌توانید جملات اضافی را حذف کنید. بعد، متن ویرایش‌شده را دوباره مرور کنید و از خود بپرسید که آیا درخواستتان به‌قدر کافی واضح است؟
فراموش نکنید اگر پیامی طولانی و مفصل بفرستید، احتمال کمتری دارد که گیرندۀ پیام به شما پاسخ دهد، چون که باید زمان قابل توجهی را صرف خواندن و پاسخ‌دادن به پیام شما کند. یک پیام کوتاه، شانس شما را برای دریافت پاسخ افزایش می‌دهد، به‌خصوص اگر برای یک فرد پرمشغله می‌نویسید.
سعی کنید پیام خود را نهایتاً بین ۲۰۰ تا ۳۰۰ کلمه نگه دارید. این تعداد کلمه برای معرفی خود و طرح درخواستتان کافی است.
پس از اینکه درخواست خود را مطرح کردید، به‌طور واضح بگویید که چه انتظاری از گیرندۀ پیام دارید. برای مثال، ممکن است این‌طور نتیجه‌گیری کنید:
«آیا می‌توانیم این هفته یک جلسۀ آنلاین با هم داشته باشیم تا دربارۀ این پیشنهاد بیشتر صحبت کنیم؟»
مهم است که در پایان پیام، قدردانی خود را با عباراتی مانند «پیشاپیش متشکرم» نشان دهید.
برای مثال، می‌توانید بگویید:
«از اینکه برای خواندن این نامه وقت گذاشتید متشکرم. من درک می‌کنم که شما فردی پرمشغله هستید و هر توصیه‌ای که ارائه دهید برایم بسیار ارزشمند است. خوشحال می‌شوم درمورد سؤالاتم تلفنی صحبت کنیم یا با شما یک جلسۀ آنلاین داشته باشم. اطلاعات تماس من در انتهای این نامه موجود است.»
همچنین، بهتر است در سطر پایانی نامۀ خود از عباراتی مبنی بر آرزوی سلامتی، آرزوی موفقیت و... استفاده کنید و متن خود را با عبارت «با احترام» به پایان ببرید و نام خود را نیز درج کنید.
در انتهای نامه، زیر نام خود، شمارۀ تلفن، آدرس ایمیل و هر راه دیگری را که گیرندۀ پیام می‌تواند با شما در تماس باشد درج کنید.
برای اینکه به گیرندۀ پیام درک بهتری از درخواست خود بدهید، بازۀ زمانی یا سررسید (ددلاین) مدنظر خود را به او بگویید. بدین ترتیب، به او اجازه می‌دهید تا با اطمینان بیشتری تصمیم بگیرد که می‌تواند درخواست شما را در برنامۀ خود بگنجاند یا خیر.
قبل از ارسال پیام، آن را بخوانید تا مطمئن شوید که از لحن و جمله‌بندی مناسب استفاده کرده‌اید. با تصحیح پیام خود، می‌توانید هرگونه اشتباه گرامری یا املایی را برطرف کنید و خیالتان راحت شود که یک پیام کاملاً حرفه‌ای نوشته‌اید. همچنین، می‌توانید جزئیات اضافی را حذف و موارد جدیدی را اضافه کنید و درعین‌حال مطمئن شوید که درخواست خود را به‌وضوح بیان کرده‌اید.
می‌توانید پس از چند روز، یک پیام پیگیری بفرستید و با احترام درخواست خود را یادآوری کنید. این کار، روشی مؤثر برای یادآوری پیام قبلی با هدف تشویق گیرندۀ پیام به پاسخ است. مانند پیام اصلی، مهم است که پیگیری خود را موجز و حرفه‌ای بیان کنید.
سعی کنید پیام را در ساعات معمول کاری بفرستید، زمانی که بیشتر متخصصان احتمالاً صندوق ورودی خود را بررسی می‌کنند.
رعایت ادب و احترام به‌ویژه هنگام درخواست مشاوره ضروری است. بنابراین، در متن پیام خود از لحن و جملات محترمانه استفاده کنید. «آیا می‌توانم از شما راهنمایی بخواهم؟» یا «آیا می‌توانیم با هم همکاری داشته باشیم؟» نمونه‌های خوبی است، زیرا نشان می‌دهد که به دانش متخصص موردنظر احترام می‌گذارید و می‌خواهید ایده‌های او را بشنوید.
ارسال پیام صوتی یا ویس، یکی از چالش‌برانگیزترین راه‌های ارتباطی است. برخی افراد به‌هیچ‌وجه این مدل پیام را نمی‌پسندند و ترجیح می‌دهند پیام مکتوب را بخوانند. بعضی افراد هم فرستادن بی‌مقدمۀ پیام صوتی به یک فرد ناآشنا را عملی بی‌ادبانه و غیرحرفه‌‌ای تلقی می‌کنند. پس، عاقلانه‌تر آن است که:
در انتها همان‌طور که قول داده بودم، می‌خواهم با جمع‌بندی همۀ نکات گفته‌شده یک قالب آماده برای پیام درخواست مشاوره در اختیارتان بگذارم. شما می‌توانید این قالب را مبنا قرار دهید و با توجه به لحن و گفتار خود و ویژگی‌های گیرندۀ پیام، این مثال را شخصی‌سازی کنید.
تصور کنید صاحب کسب‌وکاری هستید که در بخش منابع انسانی، با مشکلاتی مواجهه شده‌اید و می‌خواهید از یک متخصص منابع انسانی، درخواست مشاوره کنید. شما می‌توانید پیامی مشابه پیام زیر را برای متخصصی که در لینکدین با او آشنا شده‌اید، بفرستید.
سلام [نام شخص] عزیز
وقت شما به‌خیر.
امیدوارم خوب و سلامت باشید.
من [نام فرستنده] هستم، مدیر بخش منابع انسانی شرکت [نام شرکت]. مدتی است که فعالیت‌های شما را در لینکدین دنبال می‌کنم و عمیقاً تحت‌تأثیر دانش و تخصص شما در زمینۀ منابع انسانی قرار گرفته‌ام.
ما در تیم منابع انسانی شرکت خود با مشکلاتی مواجه شده‌ایم که بیشتر به نارضایتی کارمندان شرکت برمی‌گردد. ازآنجایی‌که پست‌های شما را در لینکدین دنبال می‌کنم و از تخصصتان در این زمینه آگاهم، تصمیم گرفتم به شما پیام بدهم تا برای حل این مشکل با هم همکاری‌ای داشته باشیم.
چنانچه با این پیشنهاد موافقید، خوشحال می‌شوم در هفتۀ آینده یک جلسۀ آنلاین با یکدیگر داشته باشیم تا بیشتر دربارۀ این موضوع صحبت کنیم.
پیشاپیش بابت زمانی که برای خواندن این پیام گذاشتید، از شما سپاسگزارم.
مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام و آرزوی موفقیت برای شما
[نام فرستنده]
[شماره‌تلفن، آدرس ایمیل و هر راه ارتباطی دیگری که دارید]
