فرض کنید یک مرکز رشد در پرتغال ارائه شما را دیده و نوشته است «مایلیم درباره همکاری صحبت کنیم». شما هم جلسه را هماهنگ کرده‌اید. حالا اگر یکی از اعضای تیم بپرسد «پرونده‌مان به IAPMEI ارسال شد؟»، جواب را کجا پیدا می‌کنید؟ برای این سؤال باید وضعیت درخواست را در سامانه رسمی StartUP Visa ببینید. ایمیل مرکز برای شروع گفت‌وگو مفید است، اما ارسال پرونده به IAPMEI قدم جداگانه‌ای دارد.
معرفی محصول بین اعضای تیم مشترک است، ولی هر کارآفرین مدارک شخصی خودش را دارد. برای هر نفر یک پوشه بسازید و گذرنامه، رزومه، انگیزه‌نامه، گواهی سوءپیشینه و مدارک مالی‌اش را کنار هم بگذارید. راهنمای IAPMEI برای منابع مالی، هم مدرک بانکی می‌خواهد و هم اظهارنامه مربوط به امکان انتقال وجه به بانکی در پرتغال. شرایط ترجمه و تأیید مدارک را از روی همان راهنما بررسی کنید.
اگر یکی از اعضا در کشور دیگری اقامت دارد، ببینید مدرک اقامت او هم باید ضمیمه شود یا نه. برای شماره مالیاتی و شماره تأمین اجتماعی پرتغال هم وضعیت هر نفر را جدا مشخص کنید. راهنما برای کسی که هنوز این شماره‌ها را نگرفته، اظهارنامه پیش‌بینی کرده است.
در سامانه، مشخصات اعضا و شرح پروژه را تکمیل می‌کنید و درخواست اعلام علاقه را برای مرکز رشد مورد تأیید می‌فرستید. وقتی دست‌کم یک مرکز علاقه‌اش را در سامانه ثبت کرد، می‌توانید درخواست کامل را برای ارزیابی به IAPMEI ارسال کنید. پیشنهاد من این است که یک نفر مسئول پیگیری پیام‌های سامانه باشد تا درخواست مدرک تکمیلی بین ایمیل‌های تیم گم نشود.
اگر تصمیم IAPMEI مثبت باشد، با یکی از مراکزی که اعلام علاقه کرده قرارداد انکوباسیون می‌بندید. پس از بارگذاری قرارداد امضاشده توسط مرکز، گواهی پذیرش برنامه در سامانه در دسترس قرار می‌گیرد. این گواهی یکی از مدارکی است که در مرحله ویزا یا اقامت به کار می‌آید.
فرض کنید در فرم نوشته‌اید «دو فروشگاه از محصول استفاده می‌کنند»، اما در فایل ارائه نوشته‌اید «با دو فروشگاه برای آزمایش محصول در حال مذاکره‌ایم». این دو جمله از دو مرحله متفاوت حرف می‌زنند. از مسئول پروژه بپرسید تا تاریخ ارسال دقیقاً چه اتفاقی افتاده است. سپس فرم و ارائه را با همان واقعیت و همان تاریخ هماهنگ کنید.
همین کار را برای نام و نقش هر بنیان‌گذار هم انجام دهید. در پایان، نسخه‌ای از فایل‌های ارسالی و تاریخ ثبت را کنار هم نگه دارید. اگر ارزیاب درباره یکی از جمله‌ها سؤال کرد، تمام اعضای تیم می‌دانند کدام نسخه را باید باز کنند.
منبع مراحل رسمی این نوشته، راهنمای درخواست StartUP Visa منتشرشده توسط IAPMEI است.
