تصور کنید صبح، گزارش فروش نشان می‌دهد یک محصول فروش خوبی داشته است. انبار اما موجودی کمتری را اعلام می‌کند و واحد حسابداری هنوز بخشی از سفارش‌ها را در گزارش خود ثبت نکرده است.
مدیر برای اینکه بفهمد واقعاً چه اتفاقی افتاده، باید اطلاعات چند واحد را کنار هم بگذارد. در همین فاصله، ممکن است سفارش جدیدی ثبت شود، مشتری دیگری منتظر پاسخ بماند و تصمیمی که قرار بود صبح گرفته شود، به بعدازظهر موکول شود.
این وضعیت برای بسیاری از کسب‌وکارها آشناست. مشکل همیشه کمبود اطلاعات نیست؛ گاهی اطلاعات زیادی وجود دارد، اما هیچ تصویر واحد و قابل اتکایی از وضعیت واقعی کسب‌وکار ارائه نمی‌کند.
در نگاه اول، داشتن چند گزارش مختلف می‌تواند مفید به نظر برسد. هر واحد سازمان اطلاعات مربوط به خودش را ثبت می‌کند و مدیر هم به همه این گزارش‌ها دسترسی دارد.
اما مشکل از جایی شروع می‌شود که گزارش‌ها در زمان‌های متفاوت تهیه شده‌اند، تعریف یکسانی از شاخص‌ها ندارند یا بخشی از اطلاعات هنوز به‌روزرسانی نشده است.
برای مثال، ممکن است واحد فروش سفارشی را ثبت‌شده بداند، درحالی‌که حسابداری هنوز وضعیت مالی آن را تأیید نکرده است. هر دو گزارش می‌توانند از دید همان واحد درست باشند، اما کنار هم تصویری ناقص از وضعیت سفارش ایجاد کنند.
در چنین شرایطی، مدیر به‌جای تحلیل مسئله، باید ابتدا صحت اطلاعات را بررسی کند.
پیامد این مشکل فقط چند ساعت کار اضافه نیست. وقتی اطلاعات به‌موقع و هماهنگ در دسترس نباشد، کسب‌وکار ممکن است با مشکلاتی روبه‌رو شود:
تصمیم‌های دیرهنگام: فرصت‌های فروش یا واکنش به تغییرات بازار از دست می‌روند.
اختلاف بین واحدها: کارکنان بر اساس گزارش‌های متفاوت، برداشت‌های متفاوتی از یک اتفاق دارند.
تکرار کارها: اطلاعاتی که قبلاً ثبت شده‌اند، دوباره بررسی یا وارد می‌شوند.
کاهش اعتماد به گزارش‌ها: مدیر برای اطمینان از صحت هر عدد، به پیگیری دستی وابسته می‌شود.
وقتی این اتفاق‌ها به بخشی از کار روزمره تبدیل شوند، حتی گزارش‌های دقیق هم ممکن است ارزش عملی خود را از دست بدهند؛ چون برای استفاده از آن‌ها زمان زیادی لازم است.
نه لزوماً.
قبل از اضافه کردن گزارش‌های جدید، بهتر است مشخص شود اطلاعات اصلی کسب‌وکار از کجا می‌آیند، چه کسی مسئول به‌روزرسانی آن‌هاست و هر گزارش در چه زمانی تهیه می‌شود.
گاهی با تعریف دقیق‌تر شاخص‌ها و هماهنگی میان واحدها می‌توان بخش زیادی از مشکل را برطرف کرد. در موارد دیگر، لازم است فرایند تبادل اطلاعات میان نرم‌افزارهای مختلف اصلاح شود تا داده‌ها بدون ورود تکراری و با تأخیر کمتر در دسترس قرار بگیرند.
نکته مهم این است که همه واحدها باید بدانند کدام منبع برای هر نوع اطلاعات مرجع است. برای مثال، وضعیت موجودی، ثبت سفارش و تسویه مالی ممکن است در سیستم‌های متفاوتی مدیریت شوند؛ بنابراین باید مشخص باشد هر کدام چگونه با یکدیگر ارتباط دارند.
اگر در سازمان شما گزارش‌های متفاوتی از یک موضوع وجود دارد، این سه سؤال می‌تواند نقطه شروع خوبی باشد:
۱. آیا اختلاف گزارش‌ها ناشی از اشتباه است یا هر واحد اطلاعات را در زمان متفاوتی ثبت کرده است؟
۲. برای رسیدن به یک عدد قابل اعتماد، چند نفر باید اطلاعات خود را بررسی و تأیید کنند؟
۳. اگر همین لحظه تصمیم مهمی لازم باشد، آیا اطلاعات کافی و به‌روز برای آن وجود دارد؟
پاسخ به این سؤال‌ها کمک می‌کند به‌جای تمرکز صرف بر تهیه گزارش‌های بیشتر، ریشه مشکل را پیدا کنید.
در نهایت، مدیر به بیشترین حجم اطلاعات نیاز ندارد؛ به اطلاعاتی نیاز دارد که بتواند در زمان مناسب به آن اعتماد کند. کیفیت تصمیم‌گیری تا حد زیادی به این بستگی دارد که فاصله میان اتفاق واقعی در کسب‌وکار و آگاهی مدیر از آن چقدر باشد.
