مدیرانی که هر روز با ده ها سند خرید، فروش و پرداخت سرو کار دارند، بدون یک ابزار قابل اعتماد برای گزارش گیری، عملا در تاریکی تصمیم می گیرند. شرکت‌هایی که گزارش‌گیری را جدی می‌گیرند، سریع‌تر به تغییرات بازار واکنش نشان می‌دهند.
در این مقاله مسیر عملی گزارش گیری در سپیدار را از فاکتور چاپی ساده تا داشبورد مدیریتی توضیح می دهیم. این مراحل شامل ساخت یک فاکتور چاپی ساده و استفاده از داشبورد مدیریتی برای رصد لحظه ای وضعیت شرکت می باشد.
آیا می خواهید محیط واقعی نرم افزار را ببینید و ببینید گزارش گیری در عمل چگونه انجام می شود؟ شما می توانید همین حالا یک دموی رایگان از نرم افزار حسابداری سپیدار درخواست کنید تا کارشناسان ما نحوه گزارش مالی گرفتن متناسب با کسب و کار شما را نشان دهند.
چند مسیر برای گزارش گیری در سپیدار وجود دارد؟
سپیدار به جای یک روش ثابت، پنج مسیر متفاوت برای گزارش گیری در اختیار کاربر می گذارد تا هر تیم بسته به نیازش، مناسب ترین روش را انتخاب کند:
گزارش های چاپی
گزارش های مروری
گزارش ساز
گزارش های پویا
گزارش فعالیت های روز
هرکدام از این ابزارها برای یک نوع نیاز طراحی شده اند؛ از یک رسید ساده تا یک گزارش مالی چندصفحه ای برای هیئت مدیره.
گزارش های چاپی: سریع ترین نوع خروجی
وقتی یک فاکتور فروش، رسید انبار یا حواله را ثبت می کنید، دکمه چاپ بالای همان فرم فعال می شود و بلافاصله می توانید نسخه چاپی بگیرید. همین سادگی باعث شده اکثر کاربران تازه کار سپیدار، اولین آشنایی شان با گزارش گیری از همین جا شروع شود. از فهرست هر فرم می‌توان چند سند را هم زمان چاپ کرد و در حجم فروش بالا وقت زیادی صرفه‌جویی نمود.
گزارش های مروری: نگاه کلی به یک بازه زمانی
اگر بخواهید بدانید در سه ماه گذشته چه اتفاقی برای موجودی انبار یا حساب مشتریان افتاده، گزارش های مروری بهترین گزینه اند. مرور حساب ها، مرور بانکی، کاردکس کالا و مرور حقوق از جمله پرکاربردترین آن ها هستند و همگی قابلیت ارسال مستقیم به اکسل را دارند. نکته کاربردی اینجاست: اگر ستون‌های گزارش در A4 جا نشود، گزینه «چاپ چندسطری» را انتخاب کنید تا همه ستون‌ها مرتب چاپ شوند. این نوع گزارش گیری برای مدیریت نقدینگی روزانه شرکت، یعنی رصد ورود و خروج نقد، بسیار کاربردی است.
گزارش ساز: موتور اصلی گزارش های تخصصی
گزارش ساز برای تهیه گزارش‌های تخصصی مثل اقلام باز فاکتور خرید، وضعیت بدهکاران و بستانکاران، سود و زیان و ترازنامه استفاده می شود. برای محاسبه صورت سود و زیان صحیح، باید حساب های معین با ویژگی «سود و زیانی» به سرفصل های حسابداری استاندارد متصل باشند. در غیر این صورت آن حساب در گزارش نهایی دیده نمی شود. همچنین گزارش های سیستمی قابل ویرایش مستقیم نیستند. می توان با گزینه «تکثیر گزارش» یک نسخه کپی ساخت و در محیط طراحی، فونت، آرم شرکت یا چیدمان ستون ها را دلخواه تغییر داد.
یکی از سوالات پرتکرار مشتریان، نحوه گزارش گیری از چک های استفاده نشده دسته چک است. کافی است از منوی شرکت وارد گزارش ساز شوید. بخش دریافت و پرداخت را باز کنید. گزارش دسته چک را بر اساس کد بانکی موردنظر فیلتر نمایید. سپس فهرست چک های سفید و خرج شده جداگانه نمایش داده می شود.
گزارش های پویا: گزارش گیری هوشمند با ستون دلخواه
وقتی فیلدهای پیش فرض سیستم پاسخگوی نیاز شما نیست، گزارش های پویا وارد میدان می شوند. این ابزار در واقع نوعی گزارش گیری هوشمند است. این ابزار گزارش گیری هوشمندی است که ستون‌هایی مثل توضیحات، حمل‌کننده یا مدت تسویه را در گزارش سفارشی کنار هم می‌چیند. برای ساخت آن کافی است از منوی شرکت، گزارش پویا را باز کرده، سیستم و فرم موردنظر را انتخاب کنید، ستون های لازم را اضافه کنید و در پایان یک عنوان برای آن ثبت کنید.
گزارش فعالیت های روز و گزارش لحظه ای فروش
این منو از پیش برای کارهای روزمره طراحی شده است: کالاهایی که به نقطه سفارش رسیده اند، فاکتورهای فروش که هنوز خروج انبار نگرفته اند، یا چک های سررسیدشده. برای تیم فروش، همین بخش عملا نقش یک گزارش لحظه ای فروش را بازی می کند و کمک می کند تصمیم روزانه، بدون نیاز به کوئری های پیچیده گرفته شود.
زیرسیستم گزارش های مدیریتی؛ جایی که داده خام به تصمیم تبدیل می شود.
بخش زیادی از داده های خام یک شرکت، به تنهایی برای مدیر ارزش تصمیم گیری ندارد؛ مدیر به خلاصه نیاز دارد نه به هزاران ردیف سند. زیرسیستم گزارش های مدیریتی سپیدار دقیقا همین خلا را پر می کند و اطلاعات حسابداری، انبار، فروش و دریافت وپرداخت را در قالب یک داشبورد مدیریتی یکپارچه کنار هم می گذارد. با این ابزار می توانید سود و زیان شرکت را به صورت ماهانه یا حتی برای معاملات فصلی مشاهده کنید، روند گردش نقد بانکی را دنبال کنید و در یک نگاه بدانید کدام ده کالا بیشترین فروش ریالی را داشته اند.
از دیگر امکانات این زیرسیستم می توان به تجزیه سنی مطالبات بر اساس هر معین دلخواه، مشاهده گردش هزینه ها به تفکیک مرکز هزینه، و شناسایی سریع پنج مشتری با بیشترین بدهی اشاره کرد. برای شرکت های بازرگانی که حجم بالایی از تراکنش خرید و فروش دارند، این نوع گزارش گیری اهمیت دوچندانی پیدا می کند؛ چراکه یک گزارش مالی مهم در شرکت های بازرگانی که به تصمیم گیری مدیران کمک می کند می تواند مسیر خرید فصل بعد یا سیاست اعطای اعتبار به مشتریان را کاملا تغییر دهد.
چرا گزارش گیری در سپیدار برای شرکت های بازرگانی و تولیدی متفاوت است؟
نیاز یک شرکت بازرگانی به گزارش گیری، با نیاز یک واحد تولیدی یکسان نیست. شرکت بازرگانی بیشتر دنبال مدیریت نقدینگی، مانده حساب مشتریان و روند خرید فصلی است، در حالی که واحد تولیدی به گزارش هایی از بهای تمام شده و گردش کالا در خط تولید نیاز دارد. به همین دلیل، اگر کسب و کار شما در حوزه تولید فعالیت می کند، بهتر است از یک ابزار تخصصی تر مانند نرم افزار حسابداری تولیدی سپیدار استفاده کنید که علاوه بر تمام امکانات گزارش گیری بالا، مدیریت هزینه های تولید را هم پوشش می دهد.
جمع بندی
گزارش گیری دقیق، فاصله میان حدس زدن و تصمیم آگاهانه است. نرم افزار حسابداری سپیدار با پنج مسیر مکمل (از گزارش چاپی ساده تا گزارش گیری هوشمند در قالب گزارش های پویا و داشبورد مدیریتی) این امکان را می دهد که هر سطح از سازمان، از حسابدار تا مدیرعامل، به داده ای که نیاز دارد دسترسی سریع داشته باشد.
اگر می خواهید ببینید این امکانات در کسب و کار واقعی شما چه نتیجه ای می دهد، همین امروز درخواست دموی رایگان نرم افزار حسابداری سپیدار را ثبت کنید. کارشناسان ما در سپیدار ارقام، گزارش گیری متناسب با فرآیندهای شرکت تان را برایتان پیاده سازی خواهند کرد.
