اگر صاحب یک مغازه یا فروشگاه هستید و در گروه های صنفی درباره دفاتر الکترونیکی اشخاص حقیقی حرف های ضد و نقیض شنیده اید، تنها نیستید. بعضی می گویند همه باید دفتر الکترونیکی داشته باشند و بعضی می گویند فقط شرکت ها. حقیقت بین این دو است و به میزان درآمد شما بستگی دارد. در این مقاله بدون اصطلاح پیچیده توضیح می دهیم که الزام تنظیم دفاتر الکترونیکی شامل چه کسانی می شود، چه مدارکی لازم است و چطور از جریمه دور بمانید.
کدام اشخاص حقیقی مشمول ارائه دفاتر الکترونیکی هستند؟
از زمانی که پلمپ کاغذی کنار رفته و سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی جای آن را گرفته، دفاتر قانونی اشخاص حقیقی هم باید به شکل دیجیتال ثبت و برای سازمان مالیاتی ارسال شوند. اما دفاتر قانونی اشخاص حقیقی برای همه صاحبان کسب و کار الزامی نیست.
به زبان ساده، شمول دفاتر الکترونیکی اشخاص حقیقی به تقسیم بندی مالیاتی بستگی دارد:
گروه اول: کسانی که درآمد یا فروش قطعی دو سال قبل آنها از سقف تعیین شده بیشتر است. در منابع مالیاتی رقم ۵۵ میلیارد ریال (حدود ۵ میلیارد و ۵۰۰ میلیون تومان) به عنوان مرز گروه اول آمده است. این گروه مشمول نگهداری و ارسال دفاتر قانونی اشخاص حقیقی هستند.
گروه دوم و سوم: معمولا الزامی به دفتر قانونی ندارند و نگهداری خلاصه درآمد و هزینه و اسناد خرید و فروش برایشان کافی است.
ï یک مثال ساده: رضا یک پوشاک فروشی در مشهد دارد. اگر فروش سالانه او حدود ۲ میلیارد تومان باشد، معمولا در گروه سوم قرار می گیرد و الزام دفتر قانونی ندارد. اما اگر فروشگاهش رشد کند و فروش قطعی اش به ۷ میلیارد تومان برسد، وارد گروه اول می شود و باید ثبت دفاتر الکترونیکی را انجام دهد.
ª نکته مهم: سقف ها و دستورالعمل ها هر سال ممکن است تغییر کنند. پیش از تصمیم گیری، گروه مالیاتی خود را در پرونده مالیاتی یا با پرسش از یک کارشناس بررسی کنید. اطلاعات این محتوا بر پایه منابع رسمی و راهنمای منتشر شده سازمان امور مالیاتی جمع آوری شده است.
مدارک و پیش نیازهای ثبت دفاتر الکترونیکی اشخاص حقیقی
برای ثبت دفاتر الکترونیکی اشخاص حقیقی لازم نیست کوهی از کاغذ ببرید، ولی این چند مورد باید آماده باشد:
1. کارت ملی و کد اقتصادی صاحب کسب و کار
2. پروانه کسب یا مجوز فعالیت صنفی
3. حساب کاربری در درگاه my.tax.gov.ir با نام کاربری و رمز عبور
4. پلمپ الکترونیکی دفاتر که از طریق سازمان ثبت اسناد و املاک انجام می شود. بدون آن، سامانه دفاتر الکترونیکی مالیاتی اطلاعات شما را نمی پذیرد.
5. فایل استاندارد دفتر روزنامه و دفتر کل (معمولا اکسل) که از روی فروش، خرید و هزینه های شما ساخته می شود
6. اسناد پشتیبان: فاکتورها، رسیدهای بانکی، گردش حساب و مدارک بیمه
ª یک توصیه کاربردی: برای آماده بودن دفاتر قانونی اشخاص حقیقی از همین امروز فاکتورها را ماه به ماه مرتب کنید. بیشتر خطاها در ماه آخر و از بی نظمی در اسناد پیش می آید.
مراحل ثبت و ارسال دفاتر الکترونیکی اشخاص حقیقی در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
1. پلمپ الکترونیکی دفاتر را بگیرید. این کار پیش از هر چیز دیگر انجام می شود و جای پلمپ کاغذی را می گیرد.
2. وارد سامانه دفاتر الکترونیکی مالیاتی شوید. به my.tax.gov.ir بروید و گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب کنید.
3. فایل دفاتر را آماده کنید. اطلاعات فروش و هزینه شما باید در قالب استاندارد سامانه نوشته شود. نرم افزار حسابداری یا یک کارشناس می تواند این فایل را بسازد.
4. فایل را بارگذاری کنید. سامانه فایل را کنترل می کند. اگر ایرادی داشته باشد، پیام خطا می دهد و تا پیش از ثبت نهایی می توانید فایل جدید جایگزین کنید.
5. رسید یا کد رهگیری را نگه دارید. این کد ثابت می کند که در مهلت قانونی دفاتر را فرستاده اید.
اگر با کامپیوتر راحت نیستید، لازم نیست خودتان همه این مراحل را طی کنید. می توانید خدمات دفاتر قانونی را به متخصص بسپارید. شرکت خدمات مالی پیشداد این کار را به صورت کامل برای شما انجام می دهد و درباره مدارک لازم هم راهنمایی می کند. جزییات بیشتر درباره دفاتر قانونی را در صفحه مخصوص آن ببینید.
مهلت ارسال و تعهدات پس از ثبت دفاتر الکترونیکی
ارسال دفاتر الکترونیکی اشخاص حقیقی به صورت دوره ای انجام می شود. بر اساس آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم، در سال ۱۴۰۵ هر دوره سه ماهه است و اطلاعات هر دوره حداکثر تا یک ماه پس از پایان آن باید ارسال شود. برای مثال، اطلاعات بهار ۱۴۰۵ باید تا پایان تیر ماه ارسال می شد. با این حال، سازمان امور مالیاتی در همین سال برای دوره بهار مهلت را تمدید کرد و منابع مختلف تاریخ های مرداد و شهریور را گزارش کرده اند. پس همیشه تاریخ آخرین اطلاعیه را در سامانه یا از یک کارشناس بپرسید و به شایعه تکیه نکنید.
بعد از ثبت، این تعهدات برای شما می ماند:
هر دوره را در مهلت ارسال کنید و تا آخر سال منتظر نمانید.
اطلاعات دفاتر با اظهارنامه مالیاتی و صورت حساب های الکترونیکی شما هماهنگ باشد.
فاکتور و رسید را حداقل چند سال نگه دارید.
هر اصلاحیه را پیش از بسته شدن مهلت ثبت کنید.
اگر دفاتر ارسال نشود یا با اسناد جور در نیاید، ممکن است دفاتر شما پذیرفته نشود و ممیز مالیاتی مبلغ مالیات را بدون در نظر گرفتن هزینه های شما تعیین کند. این موضوع در عمل می تواند برگ تشخیص سنگین تری برای شما صادر کند. برای کاهش این خطر می توانید از انجام امور مالیاتی توسط افراد مجرب کمک بگیرید.
جمع بندی
اگر درآمد شما در گروه اول مالیاتی قرار دارد، الزام تنظیم دفاتر الکترونیکی برای شما قطعی است و باید دفاتر تجاری الکترونیکی را در سامانه دفاتر الکترونیکی مالیاتی ثبت کنید. اگر در گروه دوم یا سوم هستید، معمولا فقط نگهداری دقیق اسناد و ثبت خلاصه درآمد و هزینه لازم است، اما تغییر قوانین را از نزدیک دنبال کنید. در هر دو حالت، مرتب نگه داشتن فاکتورها و ارسال به موقع، بهترین راه دوری از جریمه است.
برای دریافت نظر کارشناسی درباره وضعیت خودتان می توانید از انجام خدمات مالیاتی و مشاوره در پیشداد استفاده کنید. تیم ارقام پویش پیشداد با بیش از ۱۰ سال سابقه، کار را با هزینه ای منطقی و بدون پیچیدگی انجام می دهد.
سوالات متداول
1. آیا الزام تنظیم دفاتر الکترونیکی برای همه صاحبان مغازه وجود دارد؟ خیر. معمولا فقط اشخاص حقیقی گروه اول مالیاتی مشمول هستند. گروه دوم و سوم با نگهداری اسناد و خلاصه درآمد و هزینه کار را پیش می برند.
2. ثبت دفاتر الکترونیکی اشخاص حقیقی را از کجا انجام دهم؟ از درگاه my.tax.gov.ir و بخش سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی. پیش از آن باید پلمپ الکترونیکی دفاتر گرفته شده باشد.
3. اگر دفاتر را به موقع نفرستم چه می شود؟ ممکن است دفاتر شما معتبر شناخته نشود و مالیات شما بدون در نظر گرفتن بخشی از هزینه ها تعیین شود. این موضوع می تواند به جریمه و برگ تشخیص بالاتر منجر شود.
4. آیا می توانم فایل ارسال شده را اصلاح کنم؟ بله، تا پیش از ثبت نهایی و بررسی سامانه می توانید فایل جدید جایگزین کنید.
5. هزینه خدمات تهیه دفاتر الکترونیکی زیاد است؟ نه لزوما. برای یک مغازه معمولی هزینه تنظیم دفاتر مقرون به صرفه است و در پیشداد پیش از شروع، مشاوره اولیه رایگان می گیرید.
