صبح یکشنبه است و خط مونتاژ ایستاده. دلیلش یک بلبرینگ ساده است. انبار پر است و گزارش موجودی هم از ریالِ بلوکه‌شده در قفسه‌ها خبر می‌دهد، اما همین قطعه روی قفسه نیست. خرید می‌گوید «سفارش را همین هفته دادیم» و انبار می‌گوید «هشدار حداقل موجودی را از دو هفته پیش گذاشته بودیم».
این وضعیت معمولاً از کمبود بودجه یا بی‌دقتی نمی‌آید. ریشه‌اش خلط دو مفهوم است که در بسیاری از کارخانه‌ها یک چیز فرض می‌شوند: حداقل موجودی و نقطه سفارش.
حداقل موجودی کفِ مجاز است، یعنی کمتر از این مقدار نباید در انبار بماند. وقتی موجودی به آن می‌رسد، در واقع دیر شده است. این عدد فقط می‌گوید الان وضعیت بحرانی است. اینکه چه زمانی باید سفارش می‌دادید را نمی‌گوید.
نقطه سفارش (Reorder Point) سطحی از موجودی است که با رسیدن به آن باید سفارش خرید ثبت شود. این سطح باید دو چیز را پوشش دهد:
مصرفِ دورهٔ تحویل، یعنی مصرفی که تا رسیدن کالا ادامه دارد
ذخیرهٔ اطمینان برای نوسان مصرف و تأخیر تأمین‌کننده
پس این عدد زودتر از حداقل موجودی فعال می‌شود و فرصت واکنش می‌دهد.
فرض کنید مصرف یک بلبرینگ ۴۰ عدد در روز و زمان تحویل تأمین‌کننده ۱۰ روز است.
اگر مصرف و زمان تحویل کاملاً ثابت باشند، نقطه سفارش ۴۰۰ عدد می‌شود.
در عمل هیچ‌کدام ثابت نیستند. با اضافه شدن ذخیرهٔ اطمینان برای نوسان مصرف و تأخیر تأمین‌کننده، همین عدد می‌تواند به حدود ۵۰۰ تا ۵۴۰ برسد.
اگر فقط «حداقل ۱۰۰ عدد» روی کالا ثبت شده باشد، هشدار وقتی می‌رسد که چند روز بیشتر مصرف باقی نمانده و تأمین‌کننده هنوز ده روز با شما فاصله دارد.
۱. زمان تحویل واقعی هر تأمین‌کننده چقدر است؟ منظور زمانی است که عملاً رخ می‌دهد، نه عدد قرارداد.
۲. نوسان مصرف شما چقدر است؟ کالایی که مصرف یکنواخت دارد و کالایی که با سفارش مشتری بالا و پایین می‌شود، یک ذخیره نمی‌خواهند.
۳. وضعیت موجودی را با چه عددی مقایسه می‌کنید؟ مقایسهٔ درست با نقطه سفارش، موجودی انبار را به‌علاوهٔ سفارش‌های در راه و منهای مقدار رزروشده در نظر می‌گیرد، نه صرفاً موجودی قفسه را.
در بیشتر محاسبه‌ها، بی‌ثباتی زمان تحویل سرمایهٔ بیشتری را در ذخیرهٔ اطمینان قفل می‌کند تا خطای پیش‌بینی مصرف. اگر یک تأمین‌کنندهٔ مهم هر بار بین ده تا بیست روز تحویل می‌دهد، هر ریالی که صرف دقیق‌تر کردن پیش‌بینی مصرف شود اثر کمتری دارد از وقتی که او را به تحویل منظم نزدیک کنید.
محاسبهٔ نقطه سفارش برای چند ده قلم در اکسل شدنی است. با صدها قلم و تأمین‌کنندهٔ متعدد، سه مشکل پیش می‌آید:
میانگین مصرف و زمان تحویل باید مدام از داده‌های واقعی به‌روز شوند
سفارش‌های در راه و رزروها باید لحظه‌ای در محاسبه بیایند
کالاهای کلاس A باید بیشتر از کالاهای کم‌ارزش بازبینی شوند
وقتی این سه مورد دستی انجام می‌شود، عددها کم‌کم از واقعیت فاصله می‌گیرند و هشدار انبار دوباره جای برنامهٔ خرید را می‌گیرد.
حداقل موجودی خبر می‌دهد که دیر شده است. نقطه سفارش نشان می‌دهد کی باید حرکت کنید. اگر انبارتان پر است و باز هم تولید برای کمبود قطعه متوقف می‌شود، احتمالاً مشکل در مقدار موجودی نیست، در لحظهٔ سفارش است.
مقالهٔ کامل، با فرمول‌های چهار حالت محاسبه و جدول اکسل آماده، در سایت نواندیشان سیستم منتشر شده است.
