اتوماسیون اداری : حلقه گمشده کسب و کارهای ایرانی

یادتونه قبلا تو هر شرکتی یه عالمه نیرو مسئول انجام کارای روزمره و تکراری بودن؟ مخصوصا واسه نامه نگاری مکاتبه ها!

یکی نامه رو مینوشت. یکی شماره میزد. یکی مهر و امضا میکرد. یکی برای ارسال نامه به پست اون رو بسته بندیش میکرد. یکی هم هِلک هِلک نامه رو تا اداره پست میبرد! گاهی حتی مدیرها مجبور میشدن بخشی از این کارا رو خودشون انجام بدن.

اما دیگه اون زمونا گذشته. این روزا با یه سیستم میشه همه این کارا رو خودکار کرد و بهره وری سازمان رو بالا برد. اسم اون سیستم چیه؟ اتوماسیون اداری

میدونین اتوماسیون اداری چیه؟ چطور باعث حذف کارهای تکراری تون میشه؟ همه رو براتون خیلی خلاصه و سریع میگیم!

اتوماسیون اداری چی هست؟

اگه بخوایم ساده بگیم، اتوماسیون اداری یه نرم افزار کامپیوتریه که مکاتبات تکراری اداری رو بطور خودکار و برنامه ریزی شده انجام میده. مثلا اگه قراره نامه ای بفرستید، سندی رو بایگانی کنید، یا اطلاعاتی رو با همکارتون به اشتراک بزارید، با اتوماسیون اداری میتونین اینا رو راحت تر و سریع تر انجام بدین.

نکته خوبشم اینه که ظاهر این نرم افزارها خیلی شبیه ایمیل هست که هممون ازشون استفاده کردیم. پس فرق اتوماسیون اداری با ایمیل چیه؟ فرقش اینه که اتوماسیون اداری امکان دسته‌بندی، پاسخ‌دهی هوشمند، ارجاع، امضای الکترونیکی، نظارت بر گردش نامه‌ها و هزاران هزار ویژگی باحال دیگه رو هم داره.

این نکته رو هم یادمون نره بگیم که تو تعریف جهانی، اتوماسیون اداری معنای گسترده تری داره و شامل مدیریت فرآیندها (یا همون BPMS) هم میشه. اما تو ایران منظور فقط خودکارسازی مکاتبات سازمانیه.

اتوماسیون اداری کجا به کار میاد؟

واسه اینکه بدونید اتوماسیون اداری کجا بکار میاد، لازمه دقت کنید که این ابزار کار اصلیش خودکار کردن مکاتبه ها هست. پس هر جا که مکاتبه ای وجود داره، اتوماسیون اداری هم میتونه مفید باشه. بعضی از نمونه کاربرداش اینا هستن:

• پیدا کردن علت کندی کارها (نامه و کار پیش چه کسی گیر کرده؟)
• انجام و پیگیری غیر حضوری کارها (از هر جا و در هر وقتی)
• دسترسی راحت و به موقع به اطلاعات (حتی وقتی مسئولش حضور نداره)
• امکان تعیین شاخصهای ارزیابی و سنجش عملکرد کارکنان
• مدیریت یکپارچه زیرمجموعه ها تو سازمان و شرکتهای هلدینگی

اتوماسیون اداری چه مزایایی داره؟

حالا که تعریف اتوماسیون اداری رو دونستید، جذاب‌ترین مزایای سیستمهای اتوماسیون اداری رو براتون میگیم:

1- هزینه‌ها رو کم میکنه

اتوماسیون اداری = کاهش حجم کارای تکراری = صرفه جویی تو هزینه ها.

به همین سادگی!

به علاوه وقتی کارا دیجیتالی میشه، امکان انجام کارا از راه دور هم فراهم میشه و دیگه مجبور به رفت و آمدهای غیر ضروری نمیشین (مخصوصا تو دوران کرونا)

2- کاغذبازی رو حذف میکنه

با اتوماسیون اداری دیگه میتونید با کاغذبازی خداحافظی کنید، چون همه چی دیجیتالی میشه. اینطوری با محیط زیست هم مهربون تر خواهید بود :))

3- سازمان رو چابک تر میکنه

اتوماسیون اداری عملکرد سازمانتون رو تحلیل میکنه و بهتون اجازه میده ببینید کجا نیاز به تغییرات دارین و اینطوری باعث چابک تر شدن سازمانتون میشه

4- نظارت رو بیشتر میکنه و پی‌گیری کارها رو آسون تر میکنه

اتوماسیون همه کارا رو یکدست و یکنواخت میکنه. واسه همین هم باعث افزایش نظم میشه و راحت تر میتونین رو کارها نظارت کنید و اونا رو پیگیری کنین

5- مزیت‌های رقابتی تون رو بیشتر میکنه

میپرسید چطوری؟؟ خیلی ساده است! خب وقتی مشتری مجبور نباشه واسه کارهاش یک عالمه دوندگی کنه و چندین بار حضوری مراجعه کنه، رضایتش هم بیشتر میشه. اتوماسیون اداری این امکان رو به مشتریها میده.

6- ذخیره کردن و دسته بندی اسناد و مدارک سازمان رو آسون میکنه

حالا گیریم که یک سازمان مکاتباتش رو دیجیتالی و با ایمیل انجام میده. چرا باید بیاد سراغ اتوماسیون؟ چون ذخیره سازی و دسته بندی هوشمند اطلاعات رو با سطح ایمنی بالا تو هیچ نرم افزار ایمیلی پیدا نمیکنین

7- خطاهای انسانی رو کم میکنه

وقتی همه چی روتین میشه و نظارت بیشتر میشه، مسلما خطا هم میاد پایین! اینم اضافه کنیم، اتوماسیون اداری قابلیت زمان‌بندی برنامه‌ها و یادآوری هم داره و جایی برای اشتباه نمیذاره

8- تبادل اطلاعات رو ممکن میکنه

با استفاده از اتوماسیون، چون همه کارکنان ازش استفاده میکنن، میتونین هر نوع اطلاعاتی رو برای هر کدوم از اونها یا حتی برای سایر شرکت ها (که از اتوماسیون های دیگه ای استفاده میکنن) ارسال کنین

9- مدیریت تون رو دقیق تر میکنه

نظارت که بیشتر بشه، مدیریت هم دقیق تر میشه و این از فواید دیگه اتوماسیون اداریه. به علاوه، اگه اتوماسیون تون مجهز به BPMS باشه، میتونین فرآیندهاتون رو هم دقیق‌تر مدیریت کنین

10- سرعت انجام کارها رو بیشتر میکنه

این مورد آخری هم که از مزایای اصلی اتوماسیونه! و تا حدود زیادی ناشی از دیجیتالی کردن فرآیندها و حدف نیاز به رفت و آمد برای کارای اداریه که به شما اجازه میده تو هر مکان و زمانی، وظایف کاری تون رو انجام بدین

یه نتیجه بگیریم و والسلام!

استفاده از سیستم‌‎های اتوماسیون در وقت و هزینه مجموعه شما صرفه‌جویی میکنه و مخصوصا اگه صاحب کسب و کاری هستین که رو به رشده و حجم کارهای روزمره و اداریش داره زیاد میشه، میتونه براتون یه گزینه جذاب باشه.

از نمونه های پیشرو و با سابقه اتوماسیون اداری تو ایران، شرکت اتوماسیون فراگستره. میتونین خیلی راحت باهاش ارتباط بگیرین و یه جلسه دمو رایگان داشته باشین.

سرچ کنید (گوگل کنید) : فراگستر