آخر وقت کاری، انبار خبر می‌دهد مشتری بخشی از سفارش را پس فرستاده است. کالا تحویل گرفته شده و واحد فروش هم مرجوعی را پذیرفته؛ اما صورتحساب قبلاً به سامانه مودیان ارسال شده است. حالا باید وضعیت فروش را چگونه تغییر داد؟ آیا لازم است کل فاکتور باطل شود؟ مبلغ مالیات چه تغییری می‌کند و اطلاعات کدام صورتحساب باید مبنای کار قرار بگیرد؟
این موقعیت برای فروشگاه‌ها، شرکت‌های بازرگانی و واحدهای تولیدی آشناست. مدیریت درست آن به شناخت قواعد و داشتن ابزار مناسب نیاز دارد. مارسا، نرم‌افزار رایگان سامانه مودیان، با قابلیت برگشت از فروش در سه کلیک، انجام این کار را برای حسابداران و صاحبان کسب‌وکار ساده‌تر می‌کند.
برگشت از فروش در سامانه مودیان زمانی مطرح می‌شود که بعد از صدور صورتحساب الکترونیکی، بخشی از کالا یا خدمت موضوع معامله برگشت داده شود. فروشنده برای انعکاس این تغییر، صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش صادر می‌کند. این صورتحساب به معامله قبلی ارجاع دارد و شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع در آن درج می‌شود.
برای نمونه، ممکن است مشتری تعدادی کالای معیوب را برگرداند یا بخشی از سفارش تحویلی، با توافق طرفین، مرجوع شود. آنچه برای حسابدار اهمیت دارد، مشخص‌بودن معامله اولیه، مقدار مرجوعی و وضعیت معامله پس از برگشت است. رسید دریافت کالا، مکاتبات مشتری و تأیید واحد فروش می‌توانند برای مستندسازی این اتفاق نگهداری شوند.
در صورتحساب برگشت از فروش، اقلام فروخته‌شده پس از کسر اقلام برگشتی درج می‌شوند. بنابراین باید میان «مقدار مرجوعی» و «مقدار باقی‌مانده» تفاوت گذاشت.
فرض کنید فروش اولیه یک مجموعه شامل ۲۴ فیلتر تصفیه آب و ۱۰ بسته اتصالات بوده است. مشتری ۶ فیلتر را پس می‌فرستد و تمام اتصالات را نگه می‌دارد:
کالاتعداد اولیهتعداد برگشتیتعداد باقی‌ماندهفیلتر تصفیه آب۲۴۶۱۸بسته اتصالات۱۰۰۱۰
در این مثال، مبنای صورتحساب برگشت از فروش، ۱۸ فیلتر و ۱۰ بسته اتصالات است. اگر قیمت هر فیلتر ۵۰۰ هزار تومان و هر بسته اتصالات ۱۰۰ هزار تومان باشد، مبلغ فروش پیش از مالیات از ۱۳ میلیون به ۱۰ میلیون تومان می‌رسد. این محاسبه بدون تخفیف و سایر عوارض فرض شده است.
برای انتخاب موضوع صورتحساب، ابتدا علت تغییر را مشخص کنید. اگر اطلاعات قابل اصلاح از ابتدا اشتباه ثبت شده باشند، موضوع صدور صورتحساب اصلاحی بررسی می‌شود. برای مثال، ممکن است تعداد واقعی فروش ۲۴ عدد بوده، اما حسابدار سهواً ۲۶ عدد ثبت کرده باشد. این وضعیت با مرجوع‌شدن واقعی کالا تفاوت دارد.
در مقابل، اگر تمام اقلام معامله برگشت داده شوند، مطابق دستورالعمل باید صورتحساب ابطالی صادر شود. برگشت جزئی کالا، به‌خودی‌خود دلیل ابطال کل صورتحساب نیست.
همین تشخیص اولیه، مسیر کار را روشن می‌کند. پیش از اقدام، از واحد فروش بپرسید چه اتفاقی افتاده است: اشتباه در ثبت اطلاعات، برگشت بخشی از سفارش یا برگشت تمام اقلام؟ پاسخ دقیق، از انتخاب عجولانه گزینه‌های نرم‌افزار جلوگیری می‌کند.
صورتحساب مرجع، ارتباط مرجوعی با فروش قبلی را مشخص می‌کند. شماره داخلی فاکتور را با شماره منحصر به فرد مالیاتی اشتباه نگیرید. همچنین اگر قبلاً برای معامله، صورتحساب اصلاحی یا برگشت از فروش صادر شده است، آخرین وضعیت زنجیره صورتحساب‌ها و قابلیت ارجاع را بررسی کنید.
یک روش کاربردی این است که پیش از ثبت، نام مشتری، اقلام و مقدار مانده را کنار هم کنترل کنید. شباهت نام مشتریان یا وجود چند خرید در یک روز می‌تواند باعث انتخاب فروش اشتباه شود. بهتر است رسید مرجوعی نیز شماره فاکتور مرتبط را داشته باشد تا واحد انبار و حسابداری درباره یک معامله مشخص صحبت کنند.
نوع و الگوی صورتحساب برگشتی باید با مرجع مطابقت داشته باشد. اطلاعات خریدار و نرخ مالیات بر ارزش افزوده در این صورتحساب قابل اصلاح نیستند؛ قیمت واحد اقلام نیز نباید با هدف ثبت مرجوعی تغییر کند. تعداد، مقدار یا ردیف کالا و خدمت باید متناسب با برگشت کاهش یابد.
بنابراین اگر هنگام بررسی مرجوعی متوجه خطای دیگری شدید، علت و روش رفع آن را جداگانه بررسی کنید. برای کنترل بهتر، جدولی شامل مقدار قبلی، مقدار برگشتی و مانده تهیه کنید؛ سپس جمع مبالغ را با همین جدول تطبیق دهید. این کنترل کوتاه، مخصوصاً در فاکتورهای چندردیفی، مفید است.
صورتحساب ارجاعی، آثار تغییر مبلغ معامله و مالیات مرتبط را منعکس می‌کند. بر اساس اطلاعیه شماره ۳۰ سازمان امور مالیاتی، آثار تغییرات صورتحساب ارجاعی نسبت به مرجع، در دوره صدور صورتحساب ارجاعی لحاظ می‌شود.
در مثال فیلترها، کاهش مبلغ فروش پیش از مالیات برابر با ۳ میلیون تومان بود. مالیات مربوط به این بخش نیز باید با توجه به نرخ معتبر صورتحساب مرجع محاسبه و کنترل شود. هنگام مقایسه گزارش‌ها، مبلغ فروش، مالیات و مبلغ قابل تسویه با مشتری را در ستون‌های جداگانه ببینید تا اختلاف آن‌ها روشن باشد.
ثبت مرجوعی را به دریافت خودکار وجه از سازمان امور مالیاتی تعبیر نکنید. همچنین برای کنترل حساب مشتری، رسید بازپرداخت یا توافق درباره کسر مبلغ مرجوعی از بدهی او را کنار اسناد معامله نگه دارید.
ذخیره‌شدن اطلاعات در نرم‌افزار، به‌تنهایی اثبات ثبت موفق در سامانه مودیان نیست. نتیجه ارسال و پاسخ پردازش را بررسی کنید و وضعیت صورتحساب را برای پیگیری‌های بعدی نگه دارید. در صورتحساب‌های مشمول واکنش خریدار، وضعیت مربوط به واکنش نیز باید کنترل شود.
برای نظم بیشتر، مسئول پیگیری هر مرجوعی را مشخص کنید. یک فهرست ساده شامل شماره مرجع، تاریخ مرجوعی، نتیجه ارسال و اقدام بعدی کمک می‌کند کاری میان واحد فروش، انبار و حسابداری فراموش نشود. هنگام مشاهده وضعیت نامشخص، پیش از هر ارسال مجدد، نتیجه درخواست قبلی را بررسی کنید.
وقتی اطلاعات فروش در دسترس باشد، رسیدگی به مرجوعی باید مسیر روشنی داشته باشد. قابلیت برگشت از فروش در سه کلیک مارسا، این مسیر را حول انتخاب فاکتور، مشخص‌کردن مرجوعی و ثبت درخواست سامان می‌دهد. پس از راه‌اندازی حساب و آماده‌بودن صورتحساب مرجع، می‌توان کار را در سه گام اصلی دنبال کرد.
ابتدا صورتحساب مربوط به فروش را انتخاب کنید و وارد فرایند برگشت از فروش شوید. پیش از ادامه، مشتری و اقلام را با رسید مرجوعی تطبیق دهید. شروع کار از فاکتور مرتبط، بررسی سوابق همان معامله را آسان‌تر می‌کند و به حسابدار کمک می‌کند مرجوعی را در بستر فروش قبلی ببیند.
در گام بعد، اقلامی را که برگشته‌اند و مقدار آن‌ها مشخص کنید. هم‌زمان، مانده معامله و جمع مبالغ را بررسی کنید. در مثال قبلی، برگشت ۶ فیلتر باید به مانده ۱۸ فیلتر منتهی شود؛ تعداد اتصالات نیز همان ۱۰ بسته باقی می‌ماند. این تطبیق، کنترل نهایی شما پیش از ثبت است.
پس از تأیید اطلاعات، صورتحساب برگشت از فروش را ثبت و برای ارسال اقدام کنید. سپس وضعیت ارسال را در گزارش‌ها پیگیری کنید. مزیت این مسیر برای کاربر، روشن‌بودن ترتیب اقدامات است: می‌داند کار را از کدام فروش آغاز کرده، چه مقداری برگشته و چه نتیجه‌ای باید بررسی شود.
سادگی فرایند، زمانی ارزش بیشتری دارد که تعداد مرجوعی‌ها افزایش پیدا کند. حسابدار می‌تواند توجه خود را روی صحت اطلاعات و کنترل نتیجه بگذارد و برای هر درخواست، روالی مشخص داشته باشد.
اگر مرجوعی‌ها را چند نفر ثبت می‌کنند، یک شیوه برای نام‌گذاری اسناد داشته باشید. ثبت شماره فاکتور در رسید انبار، مشخص‌کردن مسئول بررسی و بایگانی پاسخ ارسال، باعث می‌شود همکار بعدی بتواند ادامه کار را پیدا کند. این نظم در پایان ماه، هنگام تطبیق گزارش فروش با اسناد مشتریان، زمان کمتری از تیم مالی می‌گیرد و پیگیری اختلاف‌ها را آسان‌تر می‌کند.
مارسا برای ثبت، ارسال و مدیریت صورتحساب‌های الکترونیکی طراحی شده است. ارسال تکی و گروهی، مدیریت اطلاعات مشتریان و کالاها، رسیدگی به صورتحساب‌های اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش و مشاهده وضعیت فاکتورها، از امکانات معرفی‌شده این نرم‌افزار هستند.
وجود این امکانات در یک محیط، برای کسب‌وکاری که هم فروش روزانه دارد و هم با تغییرات بعد از فروش روبه‌روست، کاربرد دارد. هنگام انتخاب نرم‌افزار، بهتر است یک معامله معمول خود را از زمان صدور تا مرحله گزارش‌گیری بررسی کنید. سرعت یافتن فاکتور، وضوح اطلاعات و امکان پیگیری وضعیت، معیارهای قابل مشاهده‌ای برای ارزیابی تجربه کار هستند.
رسیدگی منظم به برگشت از فروش از هماهنگی واحدها شروع می‌شود: انبار مقدار دریافتی را مشخص می‌کند، فروش علت مرجوعی را ثبت می‌کند و حسابداری اطلاعات معامله و نتیجه ارسال را کنترل می‌کند. وقتی این مراحل روشن باشند، پاسخ‌گویی به مشتری و بررسی گزارش‌های مالی نیز آسان‌تر می‌شود.
برای آشنایی بیشتر با ضوابط، می‌توانید راهنمای برگشت از فروش در سامانه مودیان را مطالعه کنید. اگر می‌خواهید همین فرایند را با ابزاری ساده‌تر مدیریت کنید، به مارسا، نرم‌افزار رایگان سامانه مودیان سر بزنید و امکانات آن را بررسی کنید. قابلیت برگشت از فروش در سه کلیک، فرصتی است تا رسیدگی به مرجوعی را به بخشی روشن و قابل پیگیری از کار روزانه تبدیل کنید.
