اغلب، زمانی که سخن از رویداد به میان می‌آید، ذهن‌ها به سمت انتخاب سالن، فهرست مهمانان یا پذیرایی می‌رود؛ در حالی که آنچه مخاطب در روز اجرا مشاهده می‌کند تنها بخش کوچکی از یک فرایند پیچیده است. برگزاری یک رویداد موفق ترکیبی از علم، شناخت و هنر است.
برای درک بهتر اهمیت این موضوع، کافی است چند پرسش مطرح شود:
آیا تاکنون در رویدادی شرکت کرده‌اید که احساس کنید زمان شما بی‌ثمر سپری شده است؟
آیا تجربه حضور در مراسمی را داشته‌اید که با وجود هزینه زیاد، نتیجه مطلوبی ایجاد نکرده باشد؟
آیا با رویدادی مواجه شده‌اید که از ابتدا بی‌نظمی در آن مشهود بوده باشد؟
اگر پاسخ شما به این پرسش‌ها مثبت است، احتمالاً با اهمیت واقعی برنامه‌ریزی و مدیریت رویداد آشنا هستید؛ عاملی که می‌تواند یک تجربه معمولی را به یک تجربه حرفه‌ای و به‌یادماندنی تبدیل کند
در زبان انگلیسی رویداد را به معنی Event می‌دانند. در زبان فارسی و فرهنگ‌نامه دهخدا و معین لغت رویداد را به معنای پیشامد و رخداد تعبیر نموده‌اند.
زمانیکه از برنامه ریزی رویداد صحبت می کنیم در واقع رویداد را گردهمای گروهی از افراد با هدفی مشخص همانند مراسم تولد، مسابقات ورزشی، آموزش، مراسمات سازمانی و...می دانیم.
جشن تولد یک کودک، مراسم افتتاح یک کارخانه، مجمع عمومی سهامداران، یک نمایشگاه کتاب و حتی یک مسابقه دوچرخه‌سواری محلی، همگی رویداد هستند؛ با این تفاوت که اهداف، مخاطبان و پیچیدگی‌های متفاوتی دارند
برنامه ریزی رویداد فرایند استراتژیک طراحی،سازماندهی و اجرای یک گردهمایی است که در آن افراد با هدفی مشخص گرد هم آمده اند.
نکته مهم دراین تعریف این است که افراد توسط فرد یا گروهی ، به منظور هدف مشخصی گردهم می آیند. به عبارتی اجتماعات خودجوش و بدون هدف را نمی توان رویداد نامید. بدر واقع رویداد فرایندی است که نیازمند برنامه ریزی و مدیریت می باشد.
پس لازم است دو واژه برنامه ریزی و مدیریت را نیز تعریف کنیم.
برنامه ریزی:
برنامه ریزی که در زبان انگلیسی آن را planning می نامند عبارت است از مجموعه‌ای از «اقدام‌ها» که ما را به هدف مشخصی می‌رساند. برنامه‌ریزی تعییم می نماید که چه کاری، چگونه و چه زمانی انجام شود و چه کسی باید آن را انجام دهد.
مدیریت:
هنری فایول در کتاب مدیریت عمومی و صنعتی (General and Industrial Administration) وظایف مدیریت (management)را در قالب پنج عنوان می نماید:
· برنامه ریزی (Planning)
· سازماندهی (Organizing)
· به‌کارگماری (دستور دادن یا Commanding)
· هماهنگی‌ها (Coordinating)
· کنترل کردن (Controlling)
رویداد محدود به یک صنعت واحد نیست. انواع رویداد عبارت است از:
Ø رویدادهای شرکتی: کنفرانس‌ها، سمینارها، رونمایی از محصولات و جلسات تیم‌سازی.
Ø رویدادهای اجتماعی: عروسی‌ها، تولدها، سالگردها و گردهمایی‌های خانوادگی.
Ø رویدادهای غیرانتفاعی: جمع‌آوری کمک‌های مالی، جشن‌ها و مراسم خیریه.
Ø رویدادهای سرگرمی: جشنواره‌های موسیقی، مراسم اهدای جوایز و نمایش‌های مد.
Ø رویدادهای آموزشی: کارگاه‌ها، جلسات آموزشی و کنفرانس‌های دانشگاهی.
پاسخ به این پرسش می‌تواند مسیر برنامه‌ریزی را به‌طور کامل تغییر دهد. در برخی موارد، پاسخ ممکن است تنها یک کلمه باشد:
“خیر”
اما چرا چنین اتفاقی رخ می‌دهد؟
پیش از هر اقدامی، باید به‌طور مشخص بدانیم از برگزاری یک رویداد چه هدفی را دنبال می‌کنیم. تا زمانی که هدف روشن نباشد، نمی‌توان درباره ضرورت برگزاری رویداد تصمیم‌گیری کرد. در بسیاری از مواقع، پس از شفاف شدن هدف، مشخص می‌شود که رویداد بهترین یا تنها راه رسیدن به نتیجه مطلوب نیست.
به مثال‌های زیر توجه کنید:
- برای رونمایی از یک محصول، کدام گزینه اثربخش‌تر است: برگزاری یک همایش یا اجرای یک کمپین تبلیغاتی هدفمند؟
- برای قدردانی از عملکرد یک تیم، آیا برگزاری یک رویداد مناسب‌تر است یا طراحی یک نظام پاداش و قدردانی مؤثر؟
- برای آموزش کارکنان، آیا یک رویداد حضوری ضرورت دارد یا می‌توان از روش‌های ساده‌تر و کم‌هزینه‌تر استفاده کرد؟
نخستین وظیفه یک برنامه‌ریز رویداد، صرفاً طراحی و اجرای رویداد نیست؛ بلکه تشخیص این موضوع است که آیا اساساً رویداد، پاسخ مناسبی برای مسئله موجود هست یا خیر.
چنانچه به این سوال پاسخ درستی داده نشود مسیر برگزاری رویداد به هدف مورد نظر نخواهد رسید و تنها زمان و هزینه فرد، خانواده و یا سازمان به هدر می رود.
هر رویداد باید پاسخی به یک نیاز مشخص باشد. برگزاری رویداد، یک هدف نیست؛ بلکه ابزاری برای رسیدن به هدف است. ازاین‌رو، پیش از هرگونه برنامه‌ریزی لازم است مشخص شود که دقیقاً چه نتیجه‌ای از برگزاری رویداد انتظار می‌رود.
اهداف برگزاری رویداد می‌تواند بسیار متنوع باشد، از جمله:
- معرفی یا رونمایی از یک محصول یا خدمت
- آموزش و انتقال دانش
- شبکه‌سازی و ایجاد ارتباط میان افراد
- افزایش آگاهی از برند
- ایجاد انگیزه و قدردانی از کارکنان
- جذب مشتری یا افزایش فروش
- ایجاد تجربه‌ای ماندگار برای مخاطبان
در بسیاری از مواقع، انتخاب نوع رویداد، بودجه، مخاطبان هدف و حتی نحوه اجرا، مستقیماً از هدف اصلی رویداد تأثیر می‌پذیرد. به بیان دیگر، اگر هدف به‌درستی تعریف نشود، احتمال زیادی وجود دارد که تمام اجزای رویداد نیز در مسیر نادرستی قرار گیرند.
