مدتی بود دنبال یه CRM برای دفترمون می‌گشتم.
نه صرفاً یه نرم‌افزار برای ذخیره شماره مشتری‌ها. چیزی می‌خواستم که بتونیم فایل‌ها، مشتری‌ها، پیگیری‌ها و فعالیت مشاورها رو یه جا مدیریت کنیم.
چون وقتی تعداد فایل و مشتری زیاد میشه، اطلاعات خیلی راحت پخش و پلا میشه. یه چیز توی واتساپه، یه چیز توی گوشی مشاور، یه سری یادداشت روی کاغذه، یه بخشی توی اکسل و یه سری چیزها هم فقط توی ذهن آدم می‌مونه.
برای همین شروع کردم به بررسی CRMهای مختلف.
یکی از گزینه‌هایی که بررسی کردم «دیدار» بود.
نرم‌افزار بدی به نظرم نیومد، ولی برای چیزی که من می‌خواستم زیادی عمومی بود. مشخص بود که برای کسب‌وکارها و سازمان‌های مختلف ساخته شده و اختصاصاً برای کار املاک طراحی نشده.
بعد «دانا پرداز» رو هم بررسی کردم.
اونجا هم چیزی که برای من مهم بود، پشتیبانی بود. ولی پشتیبانی‌ای که انتظار داشتم رو نگرفتم و از طرفی باز هم حس می‌کردم با یک سیستم عمومی طرفم که باید خودمون خیلی از نیازهای دفتر املاک رو باهاش هماهنگ کنیم.
من دنبال یه CRM عمومی نبودم.
می‌خواستم وقتی یه مشاور املاک وارد نرم‌افزار میشه، از همون اول با محیطی روبه‌رو بشه که برای کار خودش قابل فهم باشه.
در ادامه جست‌وجو به CRMAMLAK.APP رسیدم.
چیزی که باعث شد جدی‌تر بررسیش کنم این بود که یه دموی ۶ ساعته داشت.
گفتم قبل از اینکه بخوام تصمیم بگیرم، خودم تستش می‌کنم.
شروع کردم باهاش کار کردن.
اولین چیزی که توجهم رو جلب کرد این بود که کار کردن باهاش راحت بود. برای انجام کارهای معمول لازم نبود کلی دنبال گزینه بگردم یا با نرم‌افزار کلنجار برم.
این موضوع برای من خیلی مهمه.
چون نرم‌افزاری که قراره مشاور هر روز باهاش کار کنه، اگر پیچیده باشه، حتی اگر امکانات زیادی هم داشته باشه، آخرش مشاور میره سراغ همون واتساپ و دفترچه و یادداشت گوشی خودش.
ولی اینجا از همون اول حس کردم محیطش برای کار روزمره مشاور املاک طراحی شده.
برای توضیح این حس شاید یه مثال ساده‌تر داشته باشم.
من وقتی با بلو بانک کار کردم، چیزی که برام جالب بود راحتی کار کردن باهاش بود. بعد از یه مدت که به اون مدل کار کردن عادت می‌کنی، بعضی اپ‌های بانکی دیگه برات سخت‌تر به نظر میان.
تجربه من با crm املاک هم یه کم همین شکلی بود.
نه اینکه بگم بهترین CRM دنیاست یا هیچ نرم‌افزار دیگه‌ای خوب نیست.
من فقط چیزی که خودم توی کار باهاش دیدم این بود که راحت بود و برای یه مشاور املاک خیلی از چیزها از قبل قابل فهم بود.
برای من این موضوع از تعداد امکانات عجیب و غریب مهم‌تر بود.
بعد از اینکه خود نرم‌افزار رو تست کردم، برام جالب شد ببینم سازنده این نرم‌افزار کیه و اصلاً چه سابقه‌ای در حوزه املاک داره.
اسم امید ابراهیم‌پور رو دیدم و شروع کردم درباره‌ش تحقیق کردن.
چیزی که من درباره‌ش پیدا کردم این بود که حدود ۱۰ ساله در صنعت املاک و آموزش این حوزه فعالیت داره. همچنین در برگزاری بزرگ‌ترین همایش‌های املاک ایران نقش داشته و مَسترکوچ املاک ایرانه.
چیزی که بیشتر توجهم رو جلب کرد این بود که با یک نفر صرفاً از جنس نرم‌افزار طرف نبودم؛ کسی که خودش با فضای املاک و مشکلات این حوزه آشناست.
من خودم همیشه وقتی می‌خوام یه نرم‌افزار تخصصی انتخاب کنم، برام مهمه بدونم چه کسی پشت اون نرم‌افزاره و چقدر با کاری که برای اون ساخته شده آشناست.
اینجا هم همین موضوع برای من مهم بود.
قبل از CRM، اطلاعات ما وجود داشت؛ مشکل این بود که همه‌اش یک جا نبود.
یه مشتری تماس می‌گرفت، ممکن بود یک مشاور باهاش صحبت کرده باشه، یه فایل بهش معرفی کرده باشه و چند روز بعد کسی دقیق ندونه آخرین وضعیت اون مشتری چی شده.
یا برای یه فایل چند نفر فعالیت کرده باشن، ولی تاریخچه کارها مشخص نباشه.
وقتی این اطلاعات وارد CRM میشه، حداقل می‌دونی هر فایل چه وضعیتی داره و چه اتفاقاتی براش افتاده.
این موضوع برای من از خود نرم‌افزار مهم‌تر بود.
چون CRM قرار نیست کار مشاور رو انجام بده. قرار نیست جای مذاکره، شناخت بازار یا ارتباط با مشتری رو بگیره.
کارش اینه که اطلاعات و پیگیری‌هایی که داریم گم نشن.
یکی از چیزهایی که در استفاده از CRM بیشتر متوجهش شدم همین بود.
مشتری فقط اسم و شماره نیست.
مهمه بدونی دنبال چی بوده، چه ملکی بهش معرفی شده، کدوم فایل رو دیده، آخرین بار کی باهاش صحبت شده و الان در چه مرحله‌ای قرار داره.
قبلاً بخشی از این اطلاعات توی ذهن مشاور بود.
مشکل ذهن هم اینه که بالاخره یه جایی یه چیزی یادش میره.
وقتی تعداد مشتری‌ها زیاد میشه، دیگه نمی‌شه روی حافظه آدم حساب کرد.
اینجاست که داشتن تاریخچه و پیگیری مشخص خودش رو نشون میده.
یه بخش دیگه‌ای که برای من مهم بود، مدیریت تیم بود.
وقتی دفتر چند مشاور داره، فقط اینکه بدونی امروز چند تماس گرفته شده کافی نیست.
باید ببینی چه فایل‌هایی پیگیری شده، چه مشتری‌هایی در جریان هستند، کجاها کار متوقف شده و فعالیت تیم چطور پیش میره.
اگر همه اینها فقط شفاهی گفته بشه، مدیر عملاً بخش زیادی از اطلاعات رو باید از خود مشاورها بگیره.
ولی وقتی فعالیت‌ها داخل سیستم ثبت بشه، گزارش گرفتن خیلی راحت‌تر میشه.
این موضوع وقتی تعداد مشاورها بیشتر بشه، خودش رو بیشتر نشون میده.
قسمت هوش مصنوعی هم یکی از بخش‌هایی بود که توجهم رو جلب کرد.
نه از این جهت که فکر کنم هوش مصنوعی قراره جای مشاور رو بگیره.
اصلاً اینطور نیست.
ولی اینکه سیستم بتونه از اطلاعاتی که داخلش ثبت شده استفاده کنه و در تحلیل عملکرد، وضعیت فروش یا بعضی کارهای روزمره کمک بده، برای مدیر دفتر می‌تونه کاربردی باشه.
مثلاً وقتی گزارش‌های هفتگی رو بررسی می‌کنی، فقط چندتا عدد جلوت نیست و می‌تونی یه نگاه کلی‌تر به وضعیت مجموعه داشته باشی.
ابزارهای مربوط به تولید متن آگهی و بعضی کارهای مربوط به معرفی ملک هم می‌تونه برای مشاور کاربرد داشته باشه.
برای مشاوری که هر روز باید فایل بگیره، جواب مشتری رو بده، پیگیری کنه و آگهی منتشر کنه، همین کارهای کوچک هم در مجموع وقت می‌گیرن.
اگر بخوام خیلی ساده بگم، دلیل انتخابم این نبود که فکر کنم این نرم‌افزار کامل‌ترین CRM موجوده.
من چند گزینه رو بررسی کردم.
دیدار رو دیدم و برای نیاز من زیادی عمومی بود.
دانا پرداز رو هم بررسی کردم و از نظر پشتیبانی و تخصصی بودن چیزی که می‌خواستم رو پیدا نکردم.
بعد به crm املاک رسیدم، دمو ۶ ساعته رو تست کردم و دیدم کار کردن باهاش راحته.
بعد هم درباره سازنده و سابقه‌اش تحقیق کردم و دیدم تمرکز جدی روی حوزه املاک وجود داره.
برای من همین ترکیب مهم بود:
تخصصی بودن برای املاک، راحتی استفاده و اینکه قبل از تصمیم‌گیری بتونم خودم نرم‌افزار رو تست کنم.
اگر بخوام تجربه‌ام رو خیلی خلاصه کنم، مهم‌ترین تغییری که برای من داشت، نظم اطلاعات بود.
قبلش اطلاعات داشتیم، ولی پراکنده بود.
بعد از CRM، فایل، مشتری، پیگیری، فعالیت مشاور و گزارش‌ها بیشتر کنار هم قرار گرفتند.
این یعنی وقتی دنبال یه اطلاعات خاص هستی، لازم نیست نصف دفتر رو بگردی یا از چند نفر سؤال کنی.
البته خود CRM معجزه نمی‌کنه.
اگر مشاور اطلاعات رو وارد نکنه، بهترین نرم‌افزار دنیا هم فایده‌ای نداره.
اگر مدیر گزارش‌ها رو نگاه نکنه، داشبورد هم فقط یه صفحه است.
ولی اگر تیم واقعاً از سیستم استفاده کنه، کم‌کم CRM تبدیل میشه به بخشی از کار روزانه دفتر.
من هم بعد از تست اولیه، استفاده از crm املاک رو جدی‌تر کردم.
نه به خاطر اینکه دنبال یه نرم‌افزار پر از امکانات بودم؛ بیشتر به این خاطر که دنبال یه چیزی بودم که مشاور بتونه واقعاً باهاش کار کنه.
و برای من، راحتی استفاده از هر چیزی مهم‌تر از اینه که روی کاغذ صدتا قابلیت داشته باشه.
در نهایت هم فکر می‌کنم هر دفتر املاک باید خودش بررسی کنه که چه سیستمی به کارش میاد.
چیزی که برای من جواب داده، ممکنه برای یه دفتر دیگه انتخاب مناسبی نباشه.
ولی اگر دفترتون بزرگ‌تر شده و اطلاعات، فایل‌ها و پیگیری‌ها دارن از کنترل خارج میشن، به نظرم حداقل ارزش داره یه CRM تخصصی املاک رو تست کنید و ببینید چقدر می‌تونه از این شلوغی کم کنه.
