انتخاب غیرکارشناسی و نامناسب نرم افزار BPMS می تواند آسیب های جدی در روند یکپارچه سازی رویه های سازمانی ایجاد نموده و علاوه بر تحمیل هزینه های جبران ناپذیر، شرایط سازمان را نیز پیچیده تر از قبل نماید.
در بسیاری منابع معتبر، معیار های فراوانی متجاوز از700 آیتم ارزیابی برای انتخاب نرم افزار BPMS ذکر شده که این عناوین جزء شروط اولیه انتخاب صحیح نرم افزار می باشد اما در روند انتخاب درست یک نرم افزار BPMS قطعا کافی نخواهند بود.
لذا اینجاست که توجه به شاخص های حیاتی در انتخاب نرم افزار BPMS برای یک سازمان از اهمیت بالایی برخوردار بوده و حتی می تواند در مقام یک مزیت ویژه رقابتی برای شرکت های ارائه دهنده مطرح گردد.
آنچه تیناک در مسیر انتخاب بهترین نرم افزار BPMS به عنوان عوامل حیاتی بدان توجه دارد عبارت است از:
پشتیبانی کامل از BPMN2 شرط لازم اما ناکافی
اهمیت داده و امکانات فرم سازی قوی
ضرورت توجه به انتقال و جابجایی داده های قبلی در بستر جدید
اهمیت گزارش سازی یکپارچه
اهمیت حضور مستمر کارشناسان فنی خبره در طول طراحی و اجرای فرآیند
وجود سیستم ها یا فرآیند های آماده مبتنی بر نرم افزار BPMS
امکان تفکیک فضای توسعه از اجرا
شایان ذکر است توجه به شاخص های کلیدی فوق در راستای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS از این منظر اهمیت می یابد که معمولا پروژها بدون در نظر داشتن این ملاحظات به نتیجه نرسیده و با شکست جدی مواجه خواهند شد.
