اگر برنامهیِ خود را کنترل نکنید، برنامه‌تان شما را کنترل خواهد کرد.
نویسنده: کریستین کارتر
۲۶ ژانویه‌یِ ۲۰۲۱، مجله‌یِ نیکیِ بزرگتر، دانشگاه برکلی، کالیفرنیا
مترجم: مرتضی نادری
گروه علمی حکمت زندگی
با وجود این‌که نوری در انتهای تونلِ پاندمی کرونا وجود دارد، استرس مزمن همچنان فرمان‌روایی میکند. آن دسته از ما که به اندازه‌یِ کافی خوش‌شانس ایم که شاغل باشیم، سختتر از همیشه کار میکنیم. تجزیه و تحلیل ایمیل‌های ۳/۱ میلیون نفر نشان داد که قرنطینه زمان متوسط روزِ کاری را تقریباً یک ساعت افزایش داده است.
بلاتکلیفی گسترده تمرکز را برای ما دشوار میکند. عدم تمرکز سبب میشود هر چیزی بیشتر زمان ببرد، و بدین ترتیب، ما بیشتر کار میکنیم اما کمتر به توفیق میرسیم. خوش‌بختانه، راهبردهای مؤثرتری برای مقابله با اضطراب و فرسودگی وجود دارد تا این‌که سعی در متقاعد ساختن خودمان داشته باشیم که میدانیم چه چیزی در راه است.
از قضا، یکی از آن راهبرد‌ها برنامه‌ریزی است. اشتباه برداشت نکنید؛ من واقعاً معتقد ام برنامه‌هایی که امروز میریزیم معمولاً فردا غیرقابل استفاده اند. اما حتا اگر برنامه‌های ما غیرقابل اجرا باشند، فرآیند برنامه‌ریزی ضروری است. برنامه‌ریزی بستر ایجاد میکند و ساختاری برای فعالیتهای روزانه‌یِ ما فراهم می‌آورد. برنامه‌ریزی به ما پایه‌‌یِ مستحکمی میدهد که بر اساس آن با آینده‌ای جدید و برنامه‌ریزی‌نشده سازگار شویم.
در این‌جا چه‌گونگی ایجاد برنامه‌ای که به شما کمک خواهد کرد تمرکز، جریان، و بهره‌وری بیشتری در سال آینده داشته باشید، آمده است.
هنگامی که آینده نامعلوم است، نیاز داریم که همیشه اولویت‌هامان برای‌مان بوضوح آشکار باشند. در غیر این صورت، زمان و انرژی خود را بیهوده صرفِ کارهایی میکنیم که ممکن است برای دیگران اولویت باشند اما برای ما اولویت نباشند، یا ممکن است انجام آنها آسان باشد اما اهمیت چندانی نداشته باشند. بدون اولویتهای مشخص، اغلب غرق در تمام کارهایی که باید انجام دهیم میشویم. به منظور اجتناب از آن، باید در مورد اولویتهای اصلیِ خود تصمیم‌گیری کنیم و سپس ۹۵ درصد از زمان خود را صرفاً به انجام آن فعالیتها اختصاص دهیم، و تا حد امکان به هر چیز دیگری «نه» بگوییم.
برای این‌که به شما تصوری بدهم از این‌که چگونه این کار برای من موثر واقع شد، در این‌جا پنج اولویت اصلی من، به ترتیب اهمیت آورده شده است:
۱. حفظ سلامتی و شادکامی خودم، به گونه‌ای که آن قدر فرسوده یا از پای‌درآمده نشوم که به اولویتهای دیگرم لطمه بزنم.
2. پرورش خانواده، خانه و صمیمیترین دوستیهایم.
3. نوشتن (و تحقیق کردن) در مورد طراحی مجددِ کار.
4. تربیت و تدریس کردن (شامل مباحثات کلامی).
5. ادای دِین به جماعتهای زیادی که به آنها متعلق ام.
صَرف ۹۵ درصد از زمانم روی این اولویتهای اصلی، فقط حدود ۵ ساعت در هفته برای چیزهای دیگر باقی می‌گذارد ـــ ۵ درصدِ دیگر، مواردی هستند که اولویت واقعی نیستند، اما اغلب باید انجام شوند. بیشترِ روزها، ۵ درصد وقتِ من عمدتاً صرف پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها و انجام کارهای اداری‌ای میشود که با اولویتهای فوق ارتباطی ندارند.
یک کلید مهم به‌منظور بهره‌وری و ثبات در این عصرِ جنون‌آمیز، ایجاد ساختار برای خود است. اگر از خانه کار میکنید اما دل‌تنگِ دفترِ کارتان (یا حتا رفت‌وآمدتان) هستید، احتمال دارد دل‌تنگ ساختاری باشید که محل کار سابقاً فراهم میکرد: یک شروع و پایان مشخص برای روز کاری، استراحتهای تعبیه‌شده، زمان برای معاشرت. اگر روال روزانه‌ای که در طول پاندمی دچارش شده‌اید برای‌تان مؤثر واقع نمیشود، برنامه‌ای ایجاد کنید که برای‌تان مؤثر و مفید باشد.
«روز ایده‌آلِ» خود را طراحی کنید. با طراحیِ روز ایده‌آل خود شروع کنید (میتوانید از این قالب رایگان استفاده کنید). تمام عادتهایی که سعی دارم شروع‌شان کنم یا به شکل روزانه در برنامهیِ خود تکرارشان کنم اینها است: مطالعه، ورزش، مراقبه، مرتب کردن، و حتی سنجیدن عادتهایم. برخی از فعالیتهای روزمره‌ام فقط یک بار در هفته انجام میشوند، اما آنها هم همین‌طور به شکل خودکار در برنامهیِ من تکرار میشوند. (به عنوان مثال، هر جمعه بعد از ناهار، حساب‌داری انجام میدهم، و به این ترتیب این [کار] هم‌اکنون در قالب برنامه‌ریز من وجود دارد.)
پیش از این‌که روزِ ایده‌آل خود را آغاز کنم، دائماً در حال گفت‌وگو با خودم بودم که چه زمانی کارهایی که باید انجام میدادم را انجام دهم. آیا باید برنامه‌ریزی روزانه‌ام را قبل یا بعد از صبحانه انجام دهم؟ آیا باید هنگام ناهار دوش بگیرم تا به روز خاتمه دهم؟ قبل از پاندمی، احتمالاً هرگز به این چیزها فکر نمیکردم ـــ چون روالهایی از پیش موجود داشتم که پیش میرفتند. اما در حال حاضر، به هر حال، احتمالاتِ پیشِ رویم بی‌پایان اند.
تصمیم‌گیری کردن، حتا تصمیمهای کوچکی مانند این، به بخشی از مغزمان که برای تمرکز نیاز داریم فشار وارد می‌آورد و مقدار انرژی‌ای را که برای چیزهای مهمتر لازم داریم مصرف میکند. و این روزها، تمرکز و انرژی اغلب منابعی کمیاب اند. پس بهتر است یک بار تصمیم بگیریم.
حتا اگر کارتان کمتر منعطف باشد و بخش بزرگی از روزِ شما پیشاپیش رزرو شده باشد، ایجاد برنامه‌های روزمره‌یِ مشخصِ صبحگاهی و هنگام خواب همچنان میتواند مفید باشد. سعی کنید فعالیتهایی را در برنامهیِ خود بگنجانید که معمولاً آنها را انجام نمیدهید مگر این‌که به‌صراحت برای آنها وقت بگذارید، مانند ورزش یا وقفه‌ای برای تمدد اعصاب.
از پیش تصمیم‌گیری کردن در مورد این‌که چه زمانی کارهای روزمره را انجام خواهیم داد به ما کمک میکند عادتهای جدیدی ایجاد کنیم و فهرست کارهامان را کوتاه میکند. سالهای متمادی، من فعالیتهای تکراری مانند «چک سپرده»، «پاک کردن ایمیل» و «برنامه‌ریزیِ وعده‌های غذایی در طول هفته» را به عنوان کارهای تکرارشونده داشتم. این قبیل فعالیتها بی‌آن‌که احتیاجی بدانها باشد لیست وظایف من را طولانیتر میکرد و بر احساسِ از پای‌درآمدنِ من می‌افزود. اکنون، چون میدانم چه زمانی این کارهای تکرارشونده را انجام خواهم داد، دیگر نیازی نیست که آنها را یادداشت کنم یا انجام آنها را مرتب به خودم گوشزد کنم.
من مسلماً تقویمهای آنلاین و لیستهای آنلاین وظایف دارم، اما ترجیح میدهم هر روز صبح، روزم را روی کاغذ برنامه‌ریزی کنم. این [کار] ممکن است زائد به نظر برسد، اما به من کمک میکند تا به وضوح ببینم اولویتهای من در آن روز چیست، و ساختاری را به من میدهد که باید خودم را روی آن متمرکز کنم.
وقتی برای یک روزِ خاص برنامه‌ریزی میکنید، با اضافه کردن جلسات و قرارهای ملاقات به برنامهیِ خود شروع کنید. این به شما کمک میکند که ببینید چه‌قدر برای پروژه‌ها و وظایف وقت دارید. سپس، زمانی را به انجام وظایف مقدمترِ خود اختصاص دهید. این یک تکنیک مدیریت زمان به نام «بلوک‌بندی زمان» (time-blocking) است.
در مرحله‌یِ بعد، زمانی را در تقویم خود برای انواع کوچکترِ وظایف تخصیص دهید. [مطابق شکل زیر،] آن‌چه من «موارد فعالیت» (action items) مینامم وظایفی هستند که هر کدام حدود ۲۰ دقیقه زمان میبرد؛ اگر یک ساعت آزاد داشته باشم، میدانم که در طی آن یک ساعت میتوانم سه تا از این وظایف را از لیستم حذف کنم. «وظایف سریع» (Quick tasks) پنج دقیقه یا کمی بیشتر زمان میبرد. اگر نیم ساعت وقت داشته باشم، میتوانم حدود پنج تا از آنها را انجام دهم. گروه‌بندی وظایف مشابه به این روش «دسته‌بندی وظایف» (task-batching) نامیده میشود و کارایی مضاعفی ایجاد میکند.
آیا تا به حال با نگرانی در مورد پروژه‌ای ناتمام، ایمیلی که فراموش کرده‌اید ارسال کنید، یا جلسه‌ای که فرصتی برای برنامه‌ریزی نداشته‌اید، از خواب برخاسته‌اید؟ کارهای طولانی‌مدت انرژی‌مان را تخلیه و تمرکزمان (و گاهی اوقات خواب‌مان) را مختل میکنند. از قرار معلوم، ما فقط باید به مغزمان بگوییم که چه زمانی کاری را که باید انجام داد را انجام خواهیم داد، تا او مرتباً انجام آنها را به ما گوشزد نکند.
محققان سابقاً میپنداشتند که این نگرانیِ سطح پایین در مورد کارهای ناتمام، ضمیر ناخودآگاه ما است که تلاش میکند تا با یادآوریِ کارهایی که هنوز باید انجام‌شان دهیم، کارها را پیش ببرد. اعتقاد بر این بود که یادآوری‌ها ـــ یا افکار و نگرانیهای منحرف‌کننده ـــ تا زمانی که کار کامل شود ادامه خواهند داشت.
اما تحقیقات نشان میدهند که صَرف برنامه‌ریزی برای رویارویی با یک کارِ ناتمام تفاوت بزرگی در توانایی ما برای تمرکز کردن ایجاد میکند. خیلی مهم نیست که بدانیم چه کاری باید انجام شود، بلکه تصمیم‌گیری در مورد زمان انجام آن است که حائز اهمیت است. وقتی نمیدانیم چه زمانی یا چه‌گونه موارد موجود در فهرست وظایف خود را به پایان برسانیم، افکار ما معمولاً از کارِ فعلی به کارهای انجام نشده‌‌مان منحرف میشوند؛ این «اثر زیگارنیک» نامیده میشود. همان‌طور که به نظر میرسد، ضمیر ناخودآگاه ما لزوماً به ما گوشزد نمیکند که آن کار انجام‌نشده را همین حالا انجام دهیم، بلکه برنامه‌ریزی میکند که چه زمانی آن را انجام خواهیم داد.
به‌منظور انجام این کار، میتوانید کاری را در تقویم خود برنامه‌ریزی کنید، یا آن را به‌عنوان یک «مورد فعالیت» (action item) یا وظیفه‌یِ سریع (quick task) [شبیه شکل بالا] تعیین کنید. به نظر میرسد، این تمامِ چیزی است که مغزمان برای دست برداشتن از سرِ ما نیاز دارد.
زمانی که ما ساختار، اولویتهای مشخص، و برنامه‌ای نداشته باشیم، ناگزیر عوامل حواس‌پرتی بر ما حاکم میشوند. افراد دیگر (و ایمیل‌ها) لیست کارهای ما را دیکته میکنند. بنابراین، به جای این‌که فهرستی از کارهایی که واقعاً (واقعاً!) امیدوار اید آنها را در یک روز یا هفته‌یِ معین انجام دهید را نگه دارید، این سیستم ساده میتواند به شما کمک کند هر روز را با یک برنامهیِ مشخص و ملموس برای این‌که روی چه چیزی و چه زمانی کار خواهید کرد آغاز کنید.
مجبور نیستید دائماً تصمیم بگیرید که روی چه چیزی تمرکز کنید: فقط جدول زمانیِ خود را دنبال کنید.
لینک این مقاله در وب‌سایت مجله‌یِ نیکیِ بزرگتر:
How to Structure Your Day to Feel Less Stressed (berkeley.edu)
