بسیاری از مدیران ایرانی وقتی با بی‌نظمی، وابستگی به افراد و افت عملکرد مواجه می‌شوند، می‌گویند:
«باید سیستم‌سازی کنیم.»
بعد چند جلسه برگزار می‌شود، چند فرم طراحی می‌شود، یک نرم‌افزار خریداری می‌شود و همه امیدوار می‌شوند که از این به بعد کارها منظم پیش می‌رود.
اما چند ماه بعد، همه چیز دوباره به حالت قبل برمی‌گردد.
چرا سیستم‌سازی در کسب‌وکارهای ایرانی این‌قدر شکست می‌خورد؟
اولین اشتباه این است که سیستم‌سازی را با ابزار اشتباه می‌گیرند.
CRM، اکسل، اتوماسیون و فرم‌های جدید، ابزار هستند.
اما سیستم، مجموعه‌ای از قوانین، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و فرآیندهای اجراشونده است.
تا وقتی رفتار افراد تغییر نکند، ابزار جدید فقط بار اضافه می‌سازد.
در بسیاری از سازمان‌ها، سیستم طراحی می‌شود اما کسی مسئول اجرای آن نیست.
مدیرعامل فکر می‌کند چون سیستم نوشته شده، خودش اجرا می‌شود.
مدیران میانی هم آن را کار اضافه‌ای می‌بینند که باید انجام دهند.
نتیجه؟
سیستم روی کاغذ می‌ماند و در عمل هیچ‌کس آن را جدی نمی‌گیرد.
اگر فرهنگ سازمان بر اساس «رابطه»، «سفارش» و «دور زدن قوانین» شکل گرفته باشد، سیستم نمی‌تواند دوام بیاورد.
سیستم‌سازی یعنی محدود کردن قدرت‌های شخصی و ایجاد شفافیت.
خیلی از افراد این شفافیت را تهدید می‌بینند، نه فرصت.
تا وقتی فرهنگ تغییر نکند، سیستم فقط یک مانع موقتی است.
بعضی کسب‌وکارها می‌خواهند همزمان همه چیز را سیستم کنند:
فروش، منابع انسانی، مالی، عملیات و پشتیبانی.
نتیجه معمولاً خستگی، مقاومت و رها کردن پروژه است.
سیستم‌سازی موفق از یک یا دو فرآیند حیاتی شروع می‌شود، نه از کل سازمان.
گاهی سیستم فقط برای این ساخته می‌شود که «ما هم سیستم داریم».
نه برای اینکه واقعاً کار را ساده‌تر و قابل‌اندازه‌گیری کند.
در این حالت، سیستم پیچیده، سنگین و غیرکاربردی می‌شود و خیلی زود کنار گذاشته می‌شود.
سیستم‌سازی موفق چند ویژگی دارد:
از یک مشکل واقعی و دردناک شروع می‌شود
یک نفر مشخص، مالک اجرای آن است
ساده‌تر از وضعیت فعلی است، نه پیچیده‌تر
با فرهنگ و واقعیت سازمان هماهنگ می‌شود
به‌صورت مرحله‌ای پیاده می‌شود
سیستم خوب، کار را سخت‌تر نمی‌کند؛ کار را قابل پیش‌بینی و قابل کنترل می‌کند.
سیستم‌سازی در کسب‌وکارهای ایرانی معمولاً شکست می‌خورد چون به عنوان یک پروژه فنی دیده می‌شود، نه یک تغییر رفتاری و مدیریتی.
تا وقتی سیستم فقط روی کاغذ باشد و فرهنگ، نقش‌ها و مسئولیت‌ها تغییر نکند، نتیجه همان خواهد بود:
بی‌نظمی با ظاهر مرتب.
اگر می‌خواهید سیستم‌سازی واقعاً کار کند، اول از خود بپرسید:
آیا آماده‌اید قدرت را از افراد به فرآیند منتقل کنید؟
