یکی از مهمترین موضوعاتی که در زمان دورکاری در تیم ها ضعیف تر می شود ، نحوه ارتباط دو به دو اعضای تیم با یکدیگر و گپ و گفت هایی است که خیلی از اوقات زمان ناهار یا وقت های استراحت یا حتی زمانی که یکی از اعضای تیم در زمان خودن یک لیوان قهوه یا چایی برای حل یک مشکل سراغ میز دیگر عضو تیم می رفته است.
همین ارتباطات ساده مهمترین دلیل انتقال دانش بین اعضای تیم ها بوده است. سؤال در مورد اشکال کوچکی که شاید قبلاً برای یکی دیگر از اعضای تیم پیش آمده بوده است. همفکری برای نحوه طراحی یک سازه که شاید در پروژه ای دیگر مشابهش را تیم طراحی با آن رو به رو بوده اند. فراموش کردن یک فرمول ساده محاسباتی و موارد زیادی از این دست که شاید به سادگی در یک تماس چند ثانیه ای یا چند دقیقه ای برطرف شود.
حضور در شرایط دورکاری عموماً به نحوی شرایط را پیش می برد که شما فقط با مدیر مستقیم خود شاید چند کلمه ای صحبت کنید و بیشتر با تسک ها و وظایف محول شده از طریق ابزارهای مدیریت پروژه در ارتباط خواهید بود.
اتاق های گفتگوی گروهی یا گروه های ایجاد شده در اسلک یا دیسکورد هم جایی است که شاید شما به واسطه خجالت از نشان دادن ضعف خود در مقابل یکی از اعضای گروه یا خجالتی بودن بیش از اندازه به راحتی نتوانید سؤال خود را مطرح کنید.
بهتر است یک مدیر خوب برای طراحی راهکار این ارتباطات به رویه های هوشمندانه ای رو بیاورد. به همین منظور چند پیشنهاد برای ایجاد این رویه های ارتباطی در زیر ارائه می شود که برخی از آنها در شرایط غیردورکاری نیز برای ایجاد و تقویت کار تیمی بسیار مفید می توانسته است باشد.
حالا که ساعت های ناهار یا گپ و گفت های آزاد بین اعضای تیم دیگر وجود ندارد ، شما می توانید جلسات ساده ای برنامه ریزی کنید که در آن اعضا ضمن بتوانند به صورت موضوع آزاد و یا با یک خط فکری مشخص مثلاً سریال هایی که عموماً می بینند ، مطلب ساده ای که دیروز یاد گرفته اند ، کتابی که در حال خواندن آن هستند ، کیک یا نان تازه ای که توانسته اند در منزل بپزند ، روش جدیدی که توانسته اند بچه های پر انرژی خود را در منزل مشغول کنند ، با یکدیگر صحبت کنند.
برای این جلسات رویه تعریف کنید و به صورت دوره ای هر یک از اعضا را مکلف کنید که در این جلسات با سایر اعضای تیم صحبت کند. بهتر است صحبت کردن در این جلسات به صورت کاندید شدن خود اعضا باشد ولی اگر کسی پیش قدم نشد از خودتان شروع کنید و بعد هم کم کم بقیه را به این کار تشویق کنید.
یکی دیگر از جلساتی که می تواند در تیم ها به صورت یک رویه ثابت مطرح شود ، جلسات آموزشی است که در یک روز و یک ساعت خاص در هفته تکرار شود. برای مثال روزهای دوشنبه ساعت سه بعدازظهر . این جلسات در تقویم برنامه ریزی تیم ها گنجانده می شود و می تواند دقیقاً مشابه یک تسک و وظیفه برای اعضا در نظر گرفته شود و هر شخص به صورت دوره ای موظف شود حتماً در این مورد یک ارائه کوتاه (ماکزیمم ده دقیقه) و یک پرسش و پاسخ کوتاه مدت (ماکزیمم بیست دقیقه) برگزار کند.
یکی دیگر از کارهایی که برای آموزش اعضا می توان در شرایط دورکاری توسط مدیران تیم ها صورت بگیرد تهیه و انتشار موضوعات آموزشی با طول زمانی بین پنج تا ماکزیمم ده دقیقه است. خیلی از اوقات یک فایل ارائه پاورپوینت جذاب ، یک اینفوگرافی یا چند خط توضیح ، یک ویدئوی یوتیوب خوب با کمی توضیح و شرح ، یک سایت آموزشی جذاب یا یک کانال آموزشی در شبکه های اجتماعی مثل اینستاگرام یا پادکسب جذاب ، می تواند باعث تغییر روحیه و حس و حال اعضای تیم برای حفظ روحیه شخصی و تیمی اعضا شود.
خیلی از اوقات شما می توانید اعضای تیم را به صورت دو به دو به هم وصل کنید تا بتوانند در قالبی شبیه فعالیت های دو نفره ، وظایف محول شده را به انجام برسانند.
اگر برنامه نویس باشید با اصطلاحی به عنوان برنامه نویسی دو نفره (Pair Programming) آشنا هستید و اگر تجربه اجرای آن را داشته باشید به مزیت های بزرگ آن رسیده اید ولی در نظر بگیرید که استفاده از این تکنیک می تواند در بسیاری از مشاغل کاربردی بوده و باعث افزایش مهارت اعضای تیم ها شود.
این تکنیک در کنار آموزش می تواند باعث انتقال دانش بین اعضای هر تیم دو نفره هم بشود . یکی از مهمترین مهارت هایی که برای انجام این تکنیک در اعضا باید تقویت شود توانایی تفکر انتقادی (Critical Thinking) به معنای امکان نگاه کردن به یک مسأله از زوایای متفاوت است .
برخلاف تصورات عمومی استفاده از این تکنیک بیشتر از پانزده درصد باعث کاهش کارائی تیم ها نخواهد شد ولی در حدود همین مقدار می تواند به کیفیت خروجی هر تیم دو نفره هم کمک کند. از طرفی یکی از بهترین روش های آموزشی به منظور راهبری ابتدایی ، برای اعضای جدید داخل تیم هاست.
یکی از مهمترین خصوصیت هایی که اعضای تیم ها در زمانی که دورکاری می کنند به صورت ناخواسته از دست می دهند ، حس رقابت و برتری جویی است که در داخل تیم ها با یکدیگر دارند.
احتمالاً مد نظر خواهید داشت که اشاره به حس برتری جویی نه به منظور یک جنگ ناخوشایند داخل تیم بلکه جهت اشاره به حس درونی همه اعضای تیم دارد که تلاش می کنند با انجام کارهای محوله و گفتن این موضوع به یکدیگر ارزشمندی خود برای تیم را یادآوری کنند.
بزرگترین چالش دورکاری مقابله اشخاص با این حس درونی است که باید هر روز با خودشان کلنجار بروند و به خودانگیزشی برسند. برگزاری بازی های آنلاین که به خصوصیات تیمی اعضای تیم شما هم نزدیک باشد می تواند کمک کند که شما به حفظ این انگیزه کمک کنید و جو کاری تیم را تا حد زیادی کنترل کنید.
این موارد ، چند پیشنهاد ساده برای ارتقای جو کار تیمی و صد البته افزایش کارائی اعضای تیم ها در زمان دورکاری است ولی اگر دقت کنید ، این تکنیک ها و روش ها در زمانی که تیم شما در کنار یکدیگر هم کار می کنند بسیار کارا هستند و می توانند به افزایش بهره وری و کارائی تیم ها کمک کنند.
اگر از این مقاله خوشتان آمده است ، پیشنهاد می کنم سایر نوشته های من هم مطالعه کنید ولی پیشنهاد خواندن این مطلب را در مورد راهکارهایی برای افزایش کارائی جلسات غیرحضوری را نیز ارائه می کنم.
