اکسل، محبوب ترین نرم افزار صفحه گسترده جهان است که صدها میلیون کاربر دارد. در حالی که سادگی سازماندهی داده های اکسل آن را ابزار مفیدی برای گزارشگیری کرده است، هنوز طول می کشد تا کلان داده های به مراتب فراتر از ظرفیت خود را جمع آوری کند. در این شرایط، شما مجبور هستید با صفحات رایانه دسکتاپ کار کنید که قابلیت به اشتراک گذاری و یا به روزرسانی در زمان واقعی یا به اشتراک گذاشتن اطلاعات کامل از تمام داده های موجود در سازمان شما را دارند. امروزه بیشتر کسب و کارها در حال دور شدن از اکسل و بکارگیری یک نرم افزار گزارش دهی اختصاصی هستند که برای نیازهای پیشرفته تر سازمان های امروزی طراحی شده اند. اگر یک یا چند مسئله زیر در رابطه با شما مطرح است، احتمالا زمان برای ارتقا گزارش های شما نیز فرا رسیده است.
1- اکسل کند است
اکسل زمانی که گزارش ها حاوی داده هایی بیشتر از ظرفیت اکسل است می تواند به شدت کند شود. هنگامی که این اتفاق می افتد، کاربران تمایل دارند اطلاعات را به بخش های کوچک تر و قابل کنترل تر تقسیم کنند، یا آنها را در چندین برگه مختلف نگهداری کنند. هر دو روش کارایی پایینی دارد. در حالی که اگر با نرم افزار گزارشگیری BI و داشبورد کار کنید، شما حتی می توانید تصویری بزرگتر و ساده از اطلاعات خود داشته باشید.
2- در مورد دقت و مالکیت گزارش ها بحث وجود دارد
کاربران اکسل معمولا فایل های محلی را بر روی کامپیوتر خود برای اهداف گزارش داده ذخیره می کنند. حتی اگر تعداد کاربرانی که همزمان روی یک فایل کار می کنند کم باشد، باز هم هر شخص یک نسخه دیگر از پرونده را با اطلاعات کمی متفاوت نگه می دارد و منجر به بحث در مورد این که «کدام اطلاعات دقیق تر است؟» می شود. مدیریت گزارش با چندین کاربر و نسخه در بهترین حالت به شما یک سردرد عظیم می دهد و در عمل به شما اطلاعات و بینش نادرست داده می شود.
3- به روزرسانی های دستی، زمان بر و مستعد خطا هستند
به روز رسانی داده ها در یک فایل اکسل به ندرت کار ساده ای قلمداد می شود؛ زیرا اضافه کردن فیلدها، کپی کردن فرمول ها و مقادیر داده می تواند توابع از پیش تعیین شده را از بین ببرد.
4- شاخصهای واقعی را نمی توان با یک فرمول اکسل محاسبه کرد
قوی ترین KPI ها نیاز به فرمول هایی دارند که به چندین بعد یا ستون ارجاع می دهند و از فیلتر های پیچیده و تو در تو استفاده می کنند. وقتی محاسبه نتایج KPI با یک فرمول اکسل کاملا غیرممکن باشد، گزارش گیری تبدیل به یک مشق دستی و وقت گیر می شود. به عبارت دیگر، برای ایجاد یک داشبورد با KPI های معنی دار، شما باید از قابلیت های داخلی اکسل به طور کامل صرف نظر کنید.
5- گزارش ها و داشبورد ها الهام بخش نیستند
در حالی که اکسل ابزارهای بصری سازی داده را برای مجموعه داده های کوچک و ساده ارائه می دهد، هنگامی که مجموعه داده ها رشد می کنند، این نمایش ها تبدیل به حالت ایستا و تقریبا غیر قابل توصیف می شوند. بصری سازی داده های ناسازگار، حتی برای نمودارهای ساده، نه فقط الهام بخش نیست بلکه می تواند گمراه کننده باشد.
این نوشته، از نوشته «۵ نشانه که به شما می گوید با اکسل باید خداحافظی کرد» اقتباس شده است
