برای بسیاری از شرکت‌های پیمانکاری، پیدا کردن یک مناقصه مناسب فقط به این معنا نیست که بدانند «چه پروژه‌هایی در کشور منتشر شده است». مسئله اصلی این است که مناقصه مناسب را به‌موقع پیدا کنند؛ یعنی قبل از پایان مهلت دریافت اسناد، قبل از تمام شدن زمان ارسال پیشنهاد و در زمانی که هنوز فرصت کافی برای بررسی پروژه و آماده‌سازی پیشنهاد وجود دارد.
در عمل، تعداد زیادی از فرصت‌های کاری نه به دلیل نبود توانایی فنی یا مالی، بلکه صرفاً به دلیل دیر مطلع شدن از بین می‌روند.
یک پروژه منتشر می‌شود، چند روز از انتشار آن می‌گذرد و شرکت زمانی از آن مطلع می‌شود که یا مهلت دریافت اسناد تمام شده، یا تنها یکی دو روز برای بررسی باقی مانده است. در چنین شرایطی حتی اگر پروژه دقیقاً متناسب با تخصص شرکت باشد، عملاً فرصت چندانی برای ورود به آن وجود ندارد.
اما چرا پیدا کردن مناقصات مناسب تا این اندازه دشوار شده است؟
اطلاعات مربوط به مناقصات معمولاً در یک محل واحد منتشر نمی‌شود.
بخشی از اطلاعات در سامانه‌های رسمی، بخشی در سایت دستگاه‌های اجرایی و شرکت‌ها، بخشی در پورتال‌های سازمانی و بخشی نیز در منابع مختلف اطلاع‌رسانی منتشر می‌شود.
برای یک پیمانکار که مثلاً در حوزه‌های راهسازی، ابنیه، تأسیسات، نفت و گاز، برق یا پروژه‌های عمرانی فعالیت می‌کند، بررسی دستی تمام این منابع کار ساده‌ای نیست.
فرض کنید یک شرکت هر روز بخواهد چندین سایت مختلف را بررسی کند و دنبال کلمات کلیدی مرتبط با فعالیت خودش بگردد.
این کار دو مشکل اساسی دارد:
اول، زمان زیادی مصرف می‌کند.
دوم، احتمال خطای انسانی بسیار بالاست.
ممکن است یک سایت در یک روز بررسی نشود. ممکن است عنوان یک مناقصه دقیقاً شامل کلمه‌ای که کاربر جستجو می‌کند نباشد. ممکن است یک فرصت مهم در میان صدها اطلاعیه دیگر دیده نشود.
بنابراین مسئله فقط «جستجو» نیست؛ مسئله، پایش مستمر اطلاعات است.
اولین قدم این است که مشخص کنیم چه نوع پروژه‌هایی برای شرکت ارزش بررسی دارند.
برای مثال، یک شرکت ممکن است در حوزه راهسازی فعالیت کند و پروژه‌هایی مانند:
احداث و بهسازی راه
روکش آسفالت
اجرای ابنیه فنی
احداث پل
عملیات خاکی
نگهداری راه‌ها
پروژه‌های عمرانی مرتبط
برای آن اهمیت داشته باشند.
شرکت دیگری ممکن است در حوزه تأسیسات مکانیکی یا برقی فعالیت کند و معیارهای کاملاً متفاوتی داشته باشد.
بنابراین جستجوی مؤثر باید بر اساس چند معیار انجام شود:
اولین معیار، ماهیت پروژه است.
کلمات کلیدی مرتبط با تخصص شرکت می‌توانند کمک کنند تا پروژه‌های نامرتبط از نتایج حذف شوند.
اما نباید فقط به یک کلمه اکتفا کرد. برای مثال، پروژه‌های مرتبط با آسفالت ممکن است در عنوان‌های متفاوتی منتشر شوند و همه آن‌ها الزاماً از واژه «آسفالت» استفاده نکنند.
محل اجرای پروژه برای بسیاری از پیمانکاران اهمیت بسیار زیادی دارد.
یک شرکت ممکن است فقط در یک استان یا چند استان خاص فعالیت کند. بنابراین اطلاع از پروژه‌های منتشرشده در محدوده جغرافیایی موردنظر می‌تواند حجم اطلاعات غیرضروری را به شکل قابل توجهی کاهش دهد.
این مورد یکی از مهم‌ترین معیارهاست.
دانستن اینکه یک مناقصه منتشر شده کافی نیست. باید بدانیم چه مقدار زمان برای اقدام باقی مانده است.
مناقصه‌ای که امروز منتشر شده و ۲۰ روز برای ارسال پیشنهاد فرصت دارد، شرایط بسیار متفاوتی با مناقصه‌ای دارد که فردا مهلتش تمام می‌شود.
به همین دلیل، مدیریت زمان در کنار پیدا کردن فرصت اهمیت دارد.
شناخت کارفرما نیز می‌تواند برای شرکت‌های پیمانکاری مهم باشد.
برخی شرکت‌ها و پیمانکاران بر اساس سابقه همکاری، منطقه فعالیت، نوع پروژه یا استراتژی کسب‌وکار خود ترجیح می‌دهند پروژه‌های بعضی دستگاه‌ها یا سازمان‌ها را بیشتر بررسی کنند.
یک اشتباه رایج این است که فرآیند مناقصه را با «پیدا کردن آگهی» تمام‌شده بدانیم.
در واقع، پیدا کردن آگهی فقط نقطه شروع است.
بعد از آن باید اطلاعات پروژه بررسی شود:
موضوع مناقصه چیست؟
کارفرما چه سازمانی است؟
محل اجرای پروژه کجاست؟
مهلت دریافت اسناد چه زمانی است؟
آخرین مهلت تحویل پیشنهاد چه زمانی است؟
مبلغ یا برآورد پروژه چقدر است؟
چه شرایطی برای شرکت در مناقصه وجود دارد؟
آیا شرکت از نظر رتبه، رشته، سابقه و توان مالی امکان شرکت دارد؟
اسناد مناقصه از چه طریقی دریافت می‌شود؟
هرچه اطلاعات سریع‌تر و منظم‌تر در اختیار شرکت قرار بگیرد، تصمیم‌گیری نیز دقیق‌تر خواهد بود.
هر روز تعداد زیادی اطلاعیه، آگهی، مناقصه و مزایده منتشر می‌شود.
اگر قرار باشد کاربر همه آن‌ها را بررسی کند، خیلی سریع با یک مشکل دیگر مواجه می‌شود:
Information Overload یا بمباران اطلاعاتی.
در این شرایط، زیاد بودن اطلاعات لزوماً مزیت نیست.
اتفاقاً یک سیستم خوب باید کمک کند کاربر اطلاعات نامرتبط را نبیند و سریع‌تر به فرصت‌هایی برسد که واقعاً برای او اهمیت دارند.
اینجاست که ابزارهای هوشمند جمع‌آوری و فیلتر اطلاعات می‌توانند کاربرد داشته باشند.
ایده اصلی نبض پیمان بر همین مسئله استوار است:
به‌جای اینکه پیمانکار مجبور باشد منابع مختلف را به‌صورت دستی بررسی کند، اطلاعات مناقصات از منابع مختلف جمع‌آوری و در یک محیط متمرکز در اختیار او قرار بگیرد.
هدف این نیست که کاربر را با صدها صفحه اطلاعات مواجه کنیم.
هدف این است که پیدا کردن فرصت مرتبط، سریع‌تر و ساده‌تر شود.
کاربر بتواند بر اساس معیارهایی مانند استان، حوزه فعالیت، کلمات کلیدی و سایر مشخصات پروژه اطلاعات موردنیاز خود را محدود کند و فرصت‌های مرتبط را سریع‌تر ببیند.
این موضوع مخصوصاً برای شرکت‌هایی اهمیت دارد که روزانه فرصت‌های متعددی را بررسی می‌کنند.
تفاوت بین این دو رویکرد را در نظر بگیرید:
روش سنتی:
سایت‌های مختلف → جستجو → بررسی اطلاعیه‌ها → تشخیص پروژه مرتبط → بررسی مهلت → ثبت اطلاعات → پیگیری
و در مقابل:
روش متمرکز:
منابع مختلف → جمع‌آوری اطلاعات → فیلتر → مشاهده فرصت‌های مرتبط → بررسی و پیگیری
این تفاوت در نگاه اول ساده به نظر می‌رسد، اما وقتی این فرآیند هر روز و برای ده‌ها یا صدها فرصت تکرار شود، صرفه‌جویی در زمان قابل توجه خواهد بود.
خیر.
و اتفاقاً نباید چنین ادعایی داشت.
یک سامانه پایش مناقصات قرار نیست به جای مدیر شرکت، واحد بازرگانی یا کارشناس مناقصات تصمیم بگیرد که یک پروژه مناسب شرکت هست یا خیر.
کار اصلی سیستم باید این باشد که اطلاعات را سریع‌تر و منظم‌تر به دست کاربر برساند.
تصمیم نهایی همچنان با کارشناس است.
این تفکیک بسیار مهم است:
سیستم، کشف و سازمان‌دهی فرصت را ساده می‌کند؛ تصمیم‌گیری همچنان بر عهده انسان است.
اگر شرکت شما به‌صورت مستمر در مناقصات شرکت می‌کند، بهتر است ابتدا مشخص کنید:
در چه حوزه‌هایی فعالیت می‌کنید؟
چه استان‌هایی برای شما اهمیت دارند؟
چه نوع پروژه‌هایی برایتان جذاب‌تر هستند؟
چه کارفرمایانی برای شما اولویت دارند؟
حداقل و حداکثر اندازه پروژه موردنظر شما چیست؟
چه معیارهایی باعث می‌شوند یک مناقصه را سریعاً رد کنید؟
بعد از مشخص شدن این معیارها، جستجو و پایش مناقصات بسیار هدفمندتر خواهد شد.
نبض پیمان نیز برای همین مرحله طراحی شده است؛ یعنی کمک به شرکت‌ها و پیمانکاران برای اینکه فرصت‌های مناقصه را سریع‌تر پیدا کنند، بهتر فیلتر کنند و زمان کمتری را صرف جستجوی دستی اطلاعات کنند.
در نهایت، در بازار پیمانکاری یک نکته ساده اما مهم وجود دارد:
گاهی تفاوت بین یک فرصت از دست‌رفته و یک قرارداد جدید، فقط چند روز زودتر مطلع شدن است.
به همین دلیل، دسترسی سریع به اطلاعات دیگر یک مزیت جانبی نیست؛ برای بسیاری از شرکت‌ها بخشی از فرآیند اصلی توسعه کسب‌وکار است.
